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2024年文档管理制度重要性(15篇)

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某某公司文档资料统一管理的制度

某公司文档资料统一管理的制度

一、档案资料的管理规定

1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理,同时也方便各部门有效地使用所有资料,公司的文档资料实行统一管理制度。

2.由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

4.所有业务合同原件一式三份,一份交客户,另两份分别由业务部、财务部存档,各业务部每月整理汇总合同清单。

5.图书资料由各部门自己保管,但各部门需向运营中心提交清单,并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

二、文档资料的主要范围

1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;

2、公司的各种规划、计划、总结等资料;

3、各部门例会和重要会议的会议纪要;

4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;

5、员工提案、述职报告等文字材料。

三、文档资料的调用原则及规定

1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

2、调用本部门文档,须经本部门经理申批。

3、调用外部门文档,经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档,违者按情节轻重予以处罚。

文档管理制度范本

文档管理制度

文档管理制度

1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作,每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。

2、凡归档的文件资料必须完整齐全,遵循文件的形成规律,进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。

3、档案的查(借)阅必须严格履行登记手续,使用档案者必须爱护档案,不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。

4、借出使用的档案必须妥善保管,不得带入公共场所。

5、不得向无关人员谈论档案内容。

6、文档必须排列整齐,编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。

文档管理员岗位职责

1.在办公室主任领导下,负责档案管理工作。认真执行档案工作法律法规,负责对各门类档案形成中的业务指导,监督和检查。

2.负责组织全站档案的收集、鉴定、保管、利用和编制等工作。

3.负责收集各科室文书档案材料,整理归档,并定期做好文件资料清理、立卷装订、鉴定及销毁工作。

4.收集整理图书资料,及时做好新书索引目录,认真做好借阅登记。

5.严格执行档案保密制度和档案

文档管理专员岗位职责内容

1.负责对验收文档进行检查并根据其正确性与完整性对其分类。

2.负责公司文件(纸面文件与电子文件)、监控维护文档、各种合同的归档和查询。

3.负责建立档案借用登记、回收、保密等管理制度。

公司文档管理细则

1产生目的

为保证公司文件的完整,便于查找利用,特制定本规则。

2适用范围

适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

3正文

3.1文件资料的收集

3.1.1收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项:

3.1.1.1上级来文

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;

(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;

(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件;

(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;

(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

(6)公司检查下级单位工作,调查研