文书档案归档制度.doc

西北有色地质勘查局七一七总队

《文书档案归档制度》

第一章总则

第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。

第二条实行文书解决部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将解决完毕的文献（连同解决结果）整理为归档文献并装盒后，定期移交档案室归档。

第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文献材料及时送交文书人员。公文承办部门或承办人员应保证经办文献的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同解决结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。任何个人不得以任何理由将应归档的文献材料据为已有或私自销毁。工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文献材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围

第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和运用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文献材料，涉及文字、声像、实物等均属归档范围。

第五条归档范围具体如下：

一、收发文献

1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书解决程序分发各业务部门或业务人员承办的文献；二是各业务部门或业务人员直接受到或者向上级部门索取的需本部门承办的文献。这些文献来自三级行文机关。

（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文献，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接受到的，都属于归档范围。

（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文献，重要的备案性文献材料或是重要的工作报告，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接受到的，都属于归档范围。

（3）平行机关和无从属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文献材料及平行机关非从属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文献材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接受到的，都属于归档范围。

2、发文。一般有两种形式。一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文献（涉及本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文献的签发稿、印制稿，重要文献的修改稿及两份正文）。

另一种是便函形式发出去的文献。此外尚有其它形式的发文。无论哪一种形式的发文，凡是反映本单位工作活动和历史面貌的，具有查考运用价值的文献材料，都属于归档范围。

收发文中强调：本机关的请示和上级机关批复；下级机关请示和本机关批复一并归档。

二、会议文献材料：涉及会议告知、议程、名单会议报告、领导发言、总结、决议、纪要、会议纪录、简报、讨论文献，重要经验材料，重要照片、录像等。

1、本单位领导参与上级机关召开会议带回来需要贯彻执行的文献材料。

2、本单位召开的党代会、团代会、工代会形成的文献材料。

3、本单位及业务部门召开的综合性和专业性工作会议的文献材料。

4、本单位党政领导办公会、民主生活会记录。

以上会议文献材料，凡能反映本单位的工作活动并具有查考运用价值的，都属于归档范围。

三、介绍信、便函存根

本单位办公室或各业务部门开具的、介绍信、便函存根，都属于归档范围。

四、本单位和有关单位签订的协议、协议书。

五、人民来信来访。

重要是反映贯彻执行党的方针、政策、重要的发明发明，合理化建议及检举，控告重大事件及解决结果。

六电话记录、电报。

很多重要活动是通过电话进行的，所以对于电话记录，电报底稿，凡是反映本单位工作活动具有查考运用价值的，都属于归档范围并同有关材料放在一起整理归档。

七、本单位临时机构形成的反映单位工作活动并具有查考运用价值的文献材料。

八、本单位大事记、机构演变、重大活动照片、录音带、录像带、编辑出版物、简报等。

九、“帐外文献”：

1、是指领导在公务活动中形成的重要信件、出国、出外开会带回的与本机关有关的，有保存价值的文献材料。

2、是指本单位工作人员外出学习考察、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动带回的与本机关业务活动有关的，有保存价值的文献材料。

主些文献材料，虽未经文书解决登记，也属归档范围。

第六条不归档文献材料的范围

一、重份文献，涉及一式多份的收交及本单位印制的复印的多余文献材料。（注意：要将有领导批示东有其他承办标记说明的一份文献材料归档。多余的不归档）。

二、事务性，临时性的没有查考运用价值的文献材料

1、召开一般业务会议的临时告知。

2、催要总结、计划、报表的函件。

3、不相从属机关的干部任免到职及机关驻地迁移，启用印章的告知。

4、了解工作，接洽业务的介绍信。

5、不属于本单位重要职能活动的事务性临时告知（如卫生检查、节假日告知等）。

三、上级机关、任免奖惩非本单位工作人员的文献，普发供参阅不需办理的文献。

四、上级机关征求意见未定稿。

五、未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效的文献，一般性文献的历