秘书理论与实务（第三版）.pptVIP

（二）什么是时间表将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而保证完成任务的有效方法时间表的类型年度时间表、季度时间表、月时间表、周时间表、工作日志。另有会议时间表、旅行时间表、约见时间表等专用的工作时间表时间表的编制步骤（1）确定时间的周期；（2）收集该阶段工作；（3）协调有矛盾的活动；（4）按时间顺序排列任务；（5）绘制表格；（6）将信息填入工作表；（7）将工作表交领导审定(三）上司工作日志的填写方法3.2.4.5.6.1.提前了解上司工作和活动的信息，填入日志中，并于当日一早再次确定和补充输入或填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息输入或填写的信息要准确，当日现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化输入或填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明.在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作协助或提醒上司执行日志计划，在需要时帮助上司排除干扰（四）上司工作日志填写的主要内容上司在单位内部参加的会议、活动情况上司在单位内部接待的来访者，上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况上司个人的安排上司私人的信息，如亲属的生日*要记录清楚时间、地点、内容*记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间*记录清楚时间、地点及对方的联络办法等*要保证秘书不会在这段时间安排其他事宜*要提醒上司购买生日卡或礼物0055A0050233B2250677E615130677E615130677E651350138C501351127D6113130174F13017170225H17022任务要求提交最早开始进度计划的资源安排甘特图、分布图及工作需求量表提交最迟开始进度计划的资源安排甘特图、分布图及工作需求量表实施资源均衡后的资源安排需求图及工作需求量表一、资源编制工具实训指导实训指导实训指导资源矩阵用以说明完成项目中的工作需要用到的各种资源的情况举例说明如下表，行给出资源的名称，列为项目活动与资源，交叉点为各工作所需要的资源状况，“I”表示重要资源，“S”表示一般资源任务/资源设计部经理土建工程师给排水工程师暖通工程师电气工程师弱电工程师景观工程师设计合同IS土建ISSSS给排水ISSS暖通SIS强电SSI弱电SSSI景观SI资源数据表资源数据表用以说明各种资源在项目周期内各时间段上数量的需求情况举例说明如“任务描述”中数据表资源甘特图资源甘特图用以反应各种资源在项目周期内各阶段用于完成哪些工作的情况举例说明如表11-11：某项目资源甘特图资源种类1月2月3月4月5月6月7月8月9月总经理行政部经理生产部经理技术员1技术员2文员二、资源均衡实训指导实训指导实训指导（1）计划各阶段平均的工期数；（2）以最早开始进度计划和非关键工作为依据，从具有最大自由时差的工作开始，逐步推迟某个工作的开始时间。在每次调整后要再检查资源分布表，一步一步调整方法举例说明该项目的工期总数需要196工作日，由于该项目工期为22周，所以每周为8.9个工作日，为方便起见，以每周为9个工作日计，然后来分析最早开始进度计划和非关键活动，从上一步计划出的最早开始进度表中可以看出前3周对资源需求最大，每周达到17个工作日，最低的13周只有3个工作日，它们相差14个工作日，存在分配不均状况，需要均衡。实训指导—资源均衡方法项目资源调整最关键是前3周，从“项目网络图”中只有B、D、E有自由时差。而E最多，为6；因此我们可先从活动E开始调整。实训指导—资源均衡工期（周）1234567891011需求量121212131310101010105工期（周）1213141516171819202122需求量53999977777实训指导—资源均衡实训指导—资源均衡从表中可以看出第4、5周资源需求要求多，是否可以再后推呢，即可否将E活动在等A完成之后进行。因为A的活动持活动为5天，而E的自由时差为6。依此调整后，资源需求表如下表11-9：资源需求表实训指导