订单管理流程.docVIP

惠州***有限公司

订单管理流程

文献编号

版本

生效日期

页次

A\O

第1页共4页

编制人

评审员

审批人

NO

变更日期

变更内容

版本

编制/修改人

确认人

批准人

0

公司机密不准翻印

1、目的：

为保证公司产品销售、发运、安装井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及相关规定；

合用范围：

本办法合用于惠州酷彩广告公司产品广告配送、安装作业中订单接受与解决全过程；

3、职责：

3.1市场部全责订单解决业务与订单解决流程的改善与提高，涉及订单接受、订单确认、订单信息内部转达、客户回执、订单修改、订单跟踪、订单结束再次确认。

3.2市场部负责签约客户资料移交到设计部和总经办，便与设计部和总经办的订单信息确认；协同设计部的客户信息、价格、产品规定、客户沟通相关确认。

3.3总经办负责审核客户订单款项是否及时到账，到账数是否同订单应收款项一致，涉及安装完毕后结算的，先确认后结算。

3.4总经办按照订单交期、产品规定及时回执设计部计划生产，并保证质量完毕订单生产。

3.5工程部负责按照订单交期、相关规定及时发货、补货。

3.6总经办主管负责订单下单前批准审核，协调各部门衔接。

4、术语/定义

无

程序

5.1接受订单

接受订单的方式，客户订单格式统一按照附件一《客户产品订货单》表格；

5.2订单确认

5.2.1确认所需货品、数量、交期、样图/设计图、规格、特殊规定、价格等；

5.2.2通过总经办确认应收货款是否到帐；

5.3建立客户档案

5.3.1客户名称、编号、等级，开发负责此客户的人员资料；

5.3.2客户信用额度，客户销售付款及折扣率条件；

5.3.3客户的安装、配送区域，客户的收货地址；客户配送途径的顺序，客户点卸货特点；

5.3.4延迟订单解决方式；

5.4订单查询与订单分派；

5.5依订单排定出货时间/顺序，订单信息通过主管审核后将订单信息转至总经办审核应收款项，再转至工程部。

5.6若公司产品不能立即满足客户需求时，客户又不接受替代品，则按客户的规定与公司规定有如下几种方法解决;

5.6.1重新调拨（若客户不允许过期交货，公司不愿失去订单时，则有必要重新调拨分派订单；）

5.6.2补送（若客户允许局限性部份可以等有货时再过期交货时，公司政策也允许，则采用补送解决；若客户允许局限性订单额的部份或整张订单留待下一次订货时配送的，也采用补送解决；）

5.6.3延迟交货（延迟交货分两种，一种有时限延迟交货，客户允许在一段时间内过期交货，且希望所有订单一起送达，一种无限延迟交货，客户允许不管延迟多久交货，希户所有订单一起送达，则等所有订货到后再一起配送；对延迟订单需要有记录存档与看板；）

5.6.4取消订单（若客户希望所有订单一起到达，且不允许延期交货，公司也无法再重新调拨，则取消订单；）

5.7订单经市场部、设计部和总经办审核后转至工程部。各部在接到订单后，应及时明了订单内容，如对订单存有质疑，必须在1小时之内反馈到市场部。市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对引起误解的部分予以文字补充说明。

5.8销售订单一旦拟定下发，必须严格执行。对执行过程中出现的新问题导致不能满足订单规定或不能准时完毕订单时，应在第一时间（即0.5小时内）反馈至市场部协调解决。

5.8工程部订单资料输出

需要打印出的资料涉及：出货单（或货单条码）、缺货资料，以及客户的每批次发货单和系统帐目备案，及时跟踪发货进度；详情见《发货单》表格。

5.9订单解决过程中备案相关订单资料归档，以便查询；

5.10完毕结束后，市场部应当跟客户最后验收产品并解决货款。

5.11关于客户开发初次寄样品解决流程，除免去总经办审核程序之外，其他没有任何变更。

6.流程图

市场部负责人：

市场部

负责人：

客户

下单

安装发货（告知客户安装验收/确认无误）

安装发货（告知客户安装验收/确认无误）

信息确认

接受/确认/回执订单资料移交

设计部

设计部

订单调拨/制单

市场部/设计部订单受理/建立客户档案

市场部/设计部

订单受理/建立客户档案

设计部

物料查寻