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工程函件管理指引

目录

第一部部分工程函件管理前言 1

一、工程函件概述 1

1.工程函件的定义 1

2.工程函件的特征 1

3.工程函件的重要性 2

二、函件管理注意事项 3

1.函件起草的注意事项 3

2.函件收发技巧 5

三、函件模板使用说明 6

第二部分工程函件模板 7

一、函件模板目录 7

二、函件模板内容及格式 10

1.工期管理类 10

2.技术质量类 42

3.安全管理类 64

4.工程验收类 68

5.费用调整类 72

6.工程付款类 77

7.工程保修类 85

8.分供管理类 89

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第一部分工程函件管理前言

一、工程函件概述

1.工程函件的定义

工程函件，是指在建设施工活动中，为了传递通知、要求、提示、证明、批准、决定等信息，一方主体向另一方发出的以工作联系单、公函、整改单、通知单等为载体的书面文件形式。函件是建设施工活动中各方沟通的主要方式，也是合同管理工作的重要内容，合同各方在来往函件中的承诺对各方有同等的约束力。为此，准确地书写工程函件是从事建筑工程活动的基础，也是合同管理的主要手段。

实践中，工程函件的载体形式主要包括工作联系单、公函、整改单、通知单等，发函主体包括业主、总承包、分包、供应商等参与建设施工的合同各方。鉴于公司所属项目函件管理的基本情况，本指引中的函件是指公司作为工程总承包向包括业主、分包、供应商等其他各方发出与回复的工程函件，并主要以工程联系单为例进行示范。

2.工程函件的特征

工程函件具有以下特征：

语言简明。从文体方面来看，工程函件具有简洁明快的特点。工程函件的制作与发送并非无的放矢，其目的在于事实的确认、传递某种指示、要求等。尽管几乎所有函件都会对相关事实予以援引，但为了收发双方能够尽快形成共识进而实现函件的目的，事实的描述就必须映射在双方所共同认可的维度之内，因此，工程函件中对于事实的描述多采用“时间+主体+行为+结果”的文体结构，提纲挈领，言简意赅，避免引起收函方的任何歧义。

对象指明。从发函对象来看，工程函件是一种对象确定、指向明确的非公开性工程文件。工程函件是各方就问题、争议、分歧进行有效沟通协调的载体，函发对象与问题的沟通对象有着一致性，发函时可根据问题的特点、合同约定、工程惯例及经验综合考虑，谨慎选择函发对象。例如，遇有业主指定分包施工过程中存在安全隐患，承包商在查实相关问题的基础上，应当立即向责任分包发函指明安全隐患并要求其尽快整改，同时也应抄送业主及监理，厘清我方责任，要求其协助解决。

感情分明。函件的目的在于沟通解决问题，鉴于建筑市场买卖双方地位差异，工程函件在起草时应当感情分明，慎重措辞，以确保函件的沟通效率。在向业主发函时，应依据充足、要求明确、表述委婉，慎用“责任”、“承担”、“损失”等词语,多使用“原因”、“按照合同应当”、“请”、“以免”、“影响”等，以营造良好的沟通氛围。尤其是涉及索赔时，应采用“先认责，后索赔”的方式，步步为营，分项确认。在向分包发函时，应当在函件中说明责任及损失，并规定严格的整改时限,以督促尽快解决问题。

3.工程程函件的重要性

3.1交流工具,沟通桥梁

工程函件是建设施工活动中的基本沟通工具。各方主体主要藉此明确施工内容，以合理部署安排施工计划。众所周知，建筑工程工作量浩大，涉及面广，即便施工进度计划、方案等考虑周密、设计详尽，也不可能完全做到算无遗策。这时,就需要根据现场实际及时向合同各方反馈施工状况，处理施工过程中的突发状况，并对设计方案提出可行的优化建议，以满足施工现场管理的需要，而函件就成为合同各方进行互通有无的首选。

3.2明确费用,支撑结算

一般而言，建设施工合同与分包合同对施工范围、工期、质量、安全等会做出事无巨细的规定，而工程的对价也是在此基础双方协定。但施工过程千变万化，一方面，由于勘察、设计、现场环境、政策等多方面主客观原因，实际施工内容及风险很可能会游离于合同既定范围之外，这些额外成本费用及风险亟需相关方确认；另一方面，补充协议固然是将额外内容纳至主合同范畴的首选，工程项目也不可能“一事一签”，且补充协议往往需要经过洽商、谈判、评审、签署等一系列流程，这是急如星火的项目现场所等待不起的。为此，我们亟需利用函件将合同外事项予以确认，明确相关的费用及责任，以支撑后续结算，保障公司权益。

3.3厘清责任,保障权益

某些类型函件是合同约定的相关方权利主张的必要构成事项。譬如，《建设工程施工合同(2017范本)》规定，承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由，若承包人未按上述要求发送，