安全管理制度之公司文件档案管理制度.ppt

2023-10-26安全管理制度之公司文件档案管理制度

CATALOGUE目录引言文件档案管理制度概述文件档案的创建、审核与发放文件档案的保管与维护文件档案的销毁与处置安全管理制度在文件档案管理中的应用总结与展望

01引言

随着公司业务的快速发展，文件档案数量日益增多，涉及的业务范围也越来越广。为了更好地规范公司文件档案的管理，提高文件档案的利用效率，保障公司各项业务的有序开展，制定本制度。背景介绍

规范文件档案的分类、归档、保管、利用等环节，保障公司重要文件档案的安全性和完整性，提高公司各项决策和业务运作的效率和准确性。加强文件档案的规范化管理，提高公司整体管理水平，树立公司的良好形象和信誉。目的和意义

本制度适用于公司内各部门、各单位及全体员工在文件档案管理方面的活动。公司综合办公室是文件档案管理的归口管理部门，负责监督、指导、检查各单位、部门的文件档案管理情况，并负责相关文件档案的接收、保管、利用等环节。各单位、部门应指定一名负责人负责本单位的文件档案管理，并配备专（兼）职文件档案管理人员，具体负责本单位文件档案的管理工作。适用范围和相关责任人

02文件档案管理制度概述

文件档案的收集各部门负责定期将本部门的文件档案按照要求进行分类，并交由档案室统一管理。档案室收到各部门提交的文件档案后，按照分类标准进行整理，确保档案的完整性和有序性。档案室负责妥善保管文件档案，确保档案的安全和保密性。员工在需要查阅文件档案时，需向档案室提出申请，经审核批准后方可借阅。对于过期的或不再需要的文件档案，档案室需按照规定程序进行销毁，确保不泄露公司机密信息。文件档案管理流程文件档案的整理文件档案的利用文件档案的销毁文件档案的保管

1文件档案分类标准23将文件档案分为行政、人事、财务、销售、生产等不同类别，以便于管理和查阅。按文件性质分类将同一类别的文件按照时间顺序排列，便于了解公司历史情况和趋势分析。按时间顺序分类将重要程度较高的文件划分为一级、二级、三级等不同级别，以便于优先处理和保存。按重要性程度分类

03销毁处理对于过期或不再需要的文件，需按照规定程序进行销毁，确保不泄露公司机密信息。文件档案保管期限和处理方式01永久保存对于公司的重要文件、制度、合同等具有长期保存价值的文件，需永久保存。02定期保存对于一般性文件、报告、计划等具有一定保存期限的文件，需根据实际需要进行定期保存。

03文件档案的创建、审核与发放

总结词明确责任人，规范创建流程详细描述公司应明确文件档案的创建责任人，如由相关部门或岗位的员工负责。在创建文件档案时，应遵循公司规定的文件档案格式、内容、排版等要求，以确保文件档案的质量和规范性。文件档案的创建

文件档案的审核多级审核，确保文件档案质量总结词公司应建立文件档案的多级审核制度，以确保文件档案的质量。在文件档案创建后，应由相关部门或岗位的员工进行初审，确保文件档案的内容、格式和排版符合要求。初审通过后，应提交给上级领导或相关部门进行复审，以确保文件档案的准确性和完整性。详细描述

统一发放，规范登记管理公司应建立文件档案的发放和登记制度，确保文件档案的统一管理和规范使用。文件档案的发放应由专门的部门或岗位负责，并按照公司规定的流程进行。同时，应建立文件档案的登记制度，记录文件档案的名称、编号、创建时间、审核人、发放时间、领取人等信息，以便于查询和管理。总结词详细描述文件档案的发放和登记

04文件档案的保管与维护

纸质档案应存放在干燥、通风、避光的地方，以防止档案材料老化或受损。纸质档案电子档案应存储在可靠的硬盘或云存储中，并设置密码保护以防止未经授权的访问。电子档案特殊档案应采取特殊的保管措施，如加密文件、指纹识别等。特殊档案文件档案的保管方式

文件档案的定期维护和检查清理和维护定期清理和维护文件档案存放场所，保持整洁和安全。更新和整理定期更新和整理文件档案，确保其完整性和准确性。定期检查定期检查文件档案是否受损或老化，如有需要及时修复或替换。

权限控制设置权限控制，确保只有授权人员才能访问敏感文件。保密协议与员工签订保密协议，禁止泄露公司机密信息。加密传输通过加密方式传输敏感文件，确保信息不被泄露或篡改。文件档案的保密措施

05文件档案的销毁与处置

销毁程序文件档案销毁应由两人以上共同完成，并明确责任人。销毁前应对文件档案进行分类，并按照公司的规定做好登记和审查工作。销毁过程应采用安全可靠的方法，防止信息泄露或遗留。销毁后应将残留物进行清理，确保文件档案信息彻底清除。责任人公司档案室负责人应负责监督文件档案的销毁过程，并对销毁结果进行确认。参与销毁的人员应对销毁过程和结果负责，遵守相关规定和程序。文件档案的销毁程序和责任人

处置方式文件档案的处置应根据其性质和重要程度采取相应的措施，如焚毁、碎纸、消毒等。对于具有特