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Excel小经验

一、在Excel中巧写月份

 月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感

觉十分方便。

 笔者使Excel制作的一个报表（模板）标题是”×市×局×月份在职职工工

资表”.这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：

 1.将标题所占据的各单元格合并； 

 2.在合并的单元格中输入：=“烟台市农机局”amp;MONTH（NOW（））amp;”

月份在职职工工资表”.

 这样，每月编写（修改）打印工资表时，函数MONTH（）和函数NOW（）便自

动将机内的月份数返回并写入标题中。 

 另一个报表的标题是”×月份收入支出情况表”.与第一个工资表不同的是，

此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工

资表中对两个函数的应用。

 笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：

=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）amp;”月份收入支出情

况”.这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示”12月份收入／支出情况表”

；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报

的报表标题是”1月份收入／支出情况表”. 

 二、Excel的图表制作生成图表的方法

 图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图

比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间

的比例分配关系。运Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形

图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。 

 1、柱形图

 （1）点击”开始→程序→MicrosoftExcel”，进入Excel工作界面，先制作

统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。 

 （2）单击”插入”工具栏中的”图表”，显示图表向导第一步骤-图表类型对

话框，选择图表类型为柱形图，单击”下一步”. 

 （3）进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或

列，单击”下一步”. 

 （4）进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定

生成的图表中需要显示的信息（如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生

成图表的需要选择）。 

 （5）通常直接单击”下一步”进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认

状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区

分开，选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称（本例使用默认状态）。

 （6）如果以上各步骤的操作发生错误，可按”上一步”按钮返回重新选择，

完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击”完成”按钮，就生成了比较

数据的柱形图。

 2、折线图

 在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图

表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击”确定”按钮

后就生成了反映数据趋势的折线图。 

 3、饼图 

 同折线图的生成步骤基本一样，只要从”图表类型”对话框中选择”饼图”，

单出”确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。 

 说明：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的

爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。 

 三、在Excel中对特殊文字进行处理的方法

 你也许从不Excel来完成短篇文章或报告（其实Excel也能做得很出色），

但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排

妥当，将是一件重要的工作。

 除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要

注意以下几项： 

 1、自动换行

 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行（行高随之

改变）。步骤：

 （1）选中欲设定自动换行的单元格或范围； 

 （2）选中格式菜单单元格命令； 

 （3）在［单元格格式］对话框中选中［对齐］标签； 

 （4）确认［自动换行］复进框并确定。 

 2、强行换行

 同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标

移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键（使用强行换行时，系统会同时

选择自动