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WPS文字2016操作技巧

第

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办公数据录入规范和技巧

快捷键

功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧

【Ctrl+Tab】切换到下一个工作簿。

【Ctrl+Shift+Tab】切换到上一个工作簿。

【Tab】在选定区域中从左向右移动。

【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动。

【Ctrl+D】向下填充。

【Ctrl+R】向右填充。

【Alt+下方向键】显示清单的当前列中的数值下拉列表。

【Ctrl+；】输入日期。

【Ctrl+Shift+；】输入时间。

【Alt+=】用SUM函数插入自动求和公式。

【Ctrl+Enter】用当前输入项填充选定的单元格区域。

【Ctrl+Z】撤消上一次操作。

【Alt+Enter】在单元格内换行。

数据填充

功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有效提高输入效率。

操作步骤：选中数据单元格?将鼠标移动到数据单元格右下角?鼠标指针变成十字星?按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标

按着【Ctrl】下拉填充效果将改为复制填充数据。

自定义序列

功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。

操作步骤：WPS表格?选项?自定义序列?新序列?录入常用序列?添加?确定

数据格式设置

功能描述：单元格可以设置的格式属性有12种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。

操作步骤：选中数据单元格?右击鼠标?选中设置单元格格式

中文大写

功能描述：在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等，利用WPS表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。

操作步骤：选中金额数据单元格?右击鼠标?选中设置单元格格式?特殊?人民币大写

智能显示非法、错误数据

重复值限制录入

功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过WPS的重复项功能可以很轻松的限制重复值的录入。

操作步骤：选择单元格区域?“数据”选项卡?拒绝录入重复项?确定

高亮显示重复项

功能描述：查看报表时通过WPS表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。

操作步骤：选择单元格区域?“数据”选项卡?高亮显示重复项?确定

删除重复项

功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。

操作步骤：选择单元格区域?“数据”选项卡?删除重复项?确定

精美报表格式和阅读工具

报表格式工具

功能描述：一键套用精美格式，方便阅读

操作步骤：选择数据表?“表格样式”选项卡?选择样式

阅读模式

功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，使用阅读模式可以有效地防止数据阅读串行，方便了我们对数据把评标的查阅。

操作步骤：状态栏?阅读模式

护眼模式

功能描述：在长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时，护眼模式可以保护用户的眼镜不易疲惫。

操作步骤：状态栏?护眼模式

夜间模式

功能描述：在灯光较暗的环境进行数据表格阅读查找等工作时，夜间模式可以将表格调暗保护用户的眼镜不易疲惫。

操作步骤：状态栏?夜间模式

大数据阅读

功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合财务人员，例如：1,123,456,789，在WPS表格状态栏中显示为：11亿2345万6789。

操作步骤：状态栏?右击?勾选带中文单位分隔

编辑栏折叠

功能描述：当单元格内容过多时，编辑栏就会呈多行显示，此时会导致编辑栏下方的单元格被遮挡，而“编辑框折叠”功能很好的解决了这个问题，便于单元格的阅读与编辑。

操作步骤：点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择

公式和函数

公式

功能描述：公式是在工作表中对数据进行分析与计算的等式，有助于分析工作表中的数据。使用公式可以对工作表中的数值进行加、减、乘、除等运算。公式可以包括以下的任何元素：运算符、单元格引用位置、数值、工作表函数以及名称。如果要在工作表单元格中输入公式，则可以在编辑栏中输入这些元素的组合。

操作步骤：在WPS表格中，以西文等号“=”开头的数据被系统判定为公式。公式是对工作表中数据进行运算的表达式，公式中可以包含单元格地址、数值常量、函数等，它们由运算符连接而成。具体来说，一个公式通常由以下几部分组成：

=：西文等号，表示将要输入的是公式而不是其他数据。（字体统一）

数值：由阿拉伯数字0~9构成的可以参与运算的数据，或者是包含有某个数值的单元格地址。

其他参数：可以被公式或函数引用的其他数据。

()：圆括号，用于设置运算优先顺序。

运算符：用于连接各个数据。在WPS表格中，可以使用的运算符分为算术运算符、比较（逻辑）运算符和字符串运算符3大类，其功能见下图

类