如何做一位专业秘书概要课件.pptVIP

专业秘书助理管理培训0

秘书的职业素养秘书的语言技能：标准的普通话，清晰的表达。组织技能：要能妥善组织活动，使办公室工作无论何时都能取得最高的效率。效率：按时按质量完成工作，并不断寻求更好的解决方法责任感：随时准备担负起责任并接受上司授权给你的任何工作，并严守商业机密。谨慎性：对上司意图准确把握，以防事情出差错。1

秘书的职业素养机智和交际能力：在处理询问、接电话和接待来访者时，需要秘书冷静要保持机智；要有一定的交际手段，能与不同身份的人交往，并能与他们合作。忠于职守：这是建立与上司理想关系中最重要的品质。对商业的兴趣：要有读书看报的兴趣，并养成良好习惯，这样才能获得相关领域的最新动态，给上司提供更令他满意的服务。2

秘书的个人品质创造性：在日常的工作中能对习以为常的事务进行创造性的思考，并能提出自己的建议和想法。守时性：要求必须有很强的时间观念，这样才能把上司和自己的工作安排好。对未来需求的预测能力：能对工作中不可能的发展变化做出预测，并对上司的工作安排和计划作出适当的调整。良好的外表，整洁的服饰是给人的第一印象。3

秘书的个人品质良好的适应性并乐于助人：无论何时，特别是在他人处于困难中要乐于助人这样才有助于周围的人员建立融洽的关系；当工作时间、性质等发生改变时要有很强的适应性。礼貌和礼仪：举止要彬彬有礼，富有同情心；在接听电话时说话要得体，平易近人；接待来访者时要有礼貌，懂礼仪。乐观（尤其在工作压力比较大的情况下）：要用乐观的情绪去感染周围的人，这样的办公室群体才是有战斗力的。4

秘书工作的定位一、对公司的了解:二、对部门职能、业务流程的熟悉：三、上司的风格与处事方式四、职位的说明5

秘书工作的定位：秘书工作的定位：?协助主管共同达成工作目标?辅助主管的例行业务?沟通协调的桥梁?办公室/信息管理?客户服务/公共关系?促进部门工作的推进6

对秘书的期望专业化---专业知识、技能商业书信的标准格式有效率的档案管理文字与语言之表达能力电话应对技巧访客接待礼仪电脑软体熟练的应用快速的打字能力7

对秘书的期望阅读：用眼阅读：用脑阅读：8

对秘书的期望适当的服装仪容及谈吐薄施淡妆n服装端庄整洁，不穿凉鞋，低胸或过于暴露的衣服n不戴设计夸张或垂吊的耳环、项链n讲话举止端庄，音量适中，说话时正视对方n9

对秘书的期望站立规范——行走规范——就座规范——动作规范——表情规范——10

对秘书的期望五要：五不要：11

对秘书的期望?沟通桥梁?当主管、部门、公司明亮的眼睛?真心关怀?立场公正?给予正面鼓舞?鼓励同事直接与主管沟通?主动与主管沟通观察到的问题?不断地学习?愉快的心情12

职业发展之路了解你自己—善用长处控制型—自信，竞争力强，行动迅速，果断坦率，把握机会，冒险创新，结果导向，主动积极，承担责任分析型—善于计划，实事求是，处事谨慎，精打细算，行事稳健，客观务实，冷静分析支持型—忠诚，为人着想，支持他人，追求卓越，信赖合作，奉献精神促进型—幽默风趣，善于社交，善解人意，机智灵活，弹性应对，勇于尝试13

职业发展之路自我调整：控制型—更多地关注他人，三思而行，多问多听分析型—掌握重点，勇于尝试，超越形式，主动表达支持型—敢于说“不”，肯定自己，勇于表达自己的意见和情绪，要求结果及效率促进型—克制自己，少说多做14

职业发展之路秘书发展方向前台部门秘书/初级/中级秘书行政/高级秘书/助理转任办公室行政工作转向人力资源管理方向转向采购\市场\客户服务\咨询等方向15

职业生涯规划个人资源盘点16

与主管共事需知※※※※※※※了解他的工作重心及紧急度了解他的风格了解他的工作方式了解他的人际网络理解他的工作压力保持良好的沟通对主管的地位及能力表示敬意17

不同风格的领导促进型控制型分析型支持型领导方式共同参与，建指挥，调度资源制度、规划分析自主，协调配合支持立共识管制重要特征社交亲和力重视机会结果理性经验分析团队合作沟通方式时间认知影响力运用管制方式非正式指示告知现在正式书面通知过去平等研讨将来多角度人际魅力社会认同权威性法定职权程序制度理念与信赖道义良心直接干涉对组织的要求绩效评估标准潜在问题弹性应变和谐开拓创新交货期维持稳定稳定改善发展品质姑息自大固执失控18

如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求分析型1.给我事实与信息，不要逼我立即冒险地决策2.不要戏谑开玩笑，让我觉得你很轻浮3.我喜欢与正式、认真和尊重我们的人相处4.我讨厌那些不切实际、投机取巧的工作方式19

如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求支持型1.不可以轻视别人或伤人自尊2.不可以欺压善良与弱小3.不要背信弃义20

如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求控制型1.不要提