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电子档案管理系统

二○一六年十月

第一章系统介绍

第一节研发背景

伴随各行业各领域信息化水平不停提升以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化主要意义和

作用越来越被广泛认同。另外，伴随档案管理信息化工作全方面深入地开展，人们对档案信息化认识不停

深入和提升。这么，对档案管理信息系统定位提出了越来越高要求，同时也面临着许多新更高问题。档案

管理信息化主要面临着以下新应用需求和挑战：

档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理档案种类越来越多、越来越复杂，几乎包括到

了各行各业全部档案信息，包含实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容全部档案实体

类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容未来可能出现档案实体类型和电子档案类型。

信息档案化。各行各业大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定产生和利用后，这些系统中

信息累计得越来越多，这些信息系统内电子信息出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度要求归

档到档案管理系统中。

企业级应用。在较大集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理要求，因而，档案

管理信息系统不再是管理某一详细单位封闭系统，而应具备跨地域管理全集团、全行业能力。

开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单封闭管理系统，它应是整个信息化平台中主要应用系

统。它需要与几乎全部信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息双向流动和共享。因而，要

求档案系统具备良好开放性和数据兼容能力。

档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料作用，而被

要求深入到各个业务过程中，从信息产生阶段和现行阶段就介入，方便为现实工作服务。这么就要求档案

管理工作前移，与各项工作紧密结合。

新应用要求和新技术集成。伴随档案管理应用需求不停深入，需要集成进入更多新技术结果。这要求

档案管理信息系统具备良好可扩展性，方便集成新应用技术。

异构数据海量存放。在档案管理范围不停扩大、应用不停深入同时，不得不面临日益增加海量档案数

据存放问题，而且这些档案数据是异构多个类型。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效存放体系结

构。

针对上述出现新问题和要求，我们在总结档案管理软件开发经验和技术贮备基础之上，投入了大量人

力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对各个行业行业

版。

知识资源管理是未来企、事业单位信息管理主要组成部分，也是企业信息管理基础，是未来发展趋势

和发展方向。档案是一个单位知识资源关键部分，也是知识资源管理最基础部分。所以，要实现本单位知

识资源管理，首先要做好电子档案管理，才能以档案管理为关键和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终

实现知识资源管理。档案管理不论从人才贮备、信息分类和组织、管理制度以及方式、检索利用伎俩和信

息搜集模式等方面都是未来知识资源管理所必须。电子档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管剪发展

趋势，所以在系统中功效愈加侧重于文件搜集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构定制工具

提供，为进行知识资源管理提供了技术伎俩。

第二节目标应用

电子档案管理系统平台主要面对各行各业中高端用户，用以处理复杂档案管理应用。可广泛应用于企

业、机关和事业单位。

比如，大型企业集团统一档案管理，可统一规划和管理总部及其所属二级单位和三级单位档案，并可

实现跨地域档案管理应用。其特点是数据集中/相对集中、业务分布式处理、实体属地管理。一样，可实现

详细行业全行业统一档案管理，可统一规划和管理全行业各单位档案，并可实现跨地域档案管理应用；对

具备多全宗档案管理要求单位或具备复杂档案种类管理要求单位等。

第三节主要特点

系统是一个平台化产品，首先，它可作为开发平台，针对各种复杂大中型应用项目进行二次开发，以

满足特定应用特定需求；另首先，对于比较成熟应用，也可作为产品化系统直接应用。电子档案管理系统

是一个开放性档案管理平台，它可与各种流行应用系统环境进行集成，比如，各种流行数据库、操作系统、

服务器设备、存放设备、门户系统、安全系统等；同时，也能够与各种应用系统进行一体化集成，进行数

据交换和数据共享，比如，OA、ERP、各种业务管理系统等。系统是一个适应能力较强系统，系统提供了

强大、完善定制工具，可定义各种档案数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据

正确性限制要求、辅助组卷