【英语版】国际标准 ISO 16175-2:2011 EN Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems 信息和文件 电子办公环境中记录.pdf

ISO16175-2:2011信息与文献—电子办公环境中的记录原则和功能要求—第2部分：数字记录管理系统的指南和功能要求

ISO16175-2:2011是国际标准化组织（ISO）发布的一份关于电子办公环境中记录管理的标准。这部分标准详细说明了数字记录管理系统应遵循的原则、功能要求和最佳实践。

数字记录管理系统是一个综合性的信息管理工具，用于收集、组织、存储、检索、维护和最终处置组织在电子环境中产生的数字记录。该系统应具备以下关键功能：

1.记录的创建和捕获：系统应能够捕获和记录来自各种来源的信息，包括电子文件、图像、音频、视频等。

2.记录的分类和组织：系统应提供灵活的分类和组织机制，以便于按主题、时间、重要性等对记录进行组织和检索。

3.存储和管理：系统应能够安全地存储记录，防止数据丢失或损坏。同时，系统应具备备份和恢复功能，以应对意外情况。

4.检索和访问：系统应提供强大的搜索功能，使用户能够根据各种条件（如主题、日期、来源等）查找记录。同时，系统应提供多种访问方式，如在线查看、下载等。

5.维护和处置：系统应提供记录维护和处置的指导，包括过期记录的清理、安全删除等。同时，系统还应提供记录销毁的批准和监控机制。

6.用户界面和管理工具：系统应提供直观、易用的用户界面，以及强大的管理工具，如权限管理、审计跟踪等。

该标准还强调了记录管理的原则，包括完整性、可用性、可追溯性、安全性、分类与标识的稳定性、长期生存性等。这些原则旨在确保数字记录管理系统能够满足组织在电子环境中记录管理的需求。

ISO16175-2:2011为数字记录管理系统提供了详细的指南和功能要求，以确保在电子办公环境中记录的有效管理、维护和长期存取。