电子文件全程管理论文.doc

关于电子文件归档管理难点分析和对策

如今，电子文件管理已成为国家战略并得到有关部门的高度重视，中办、国办制定的《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号文件）提出了统一管理、全程管理的基本原则，为电子文件管理长远发展指明了方向。国家档案局颁布了《文书类电子文件元数据方案》等标准，为电子文件管理系统开发提供了一个环节设计的依据。然而，当人们着手进行电子文件全程管理实践的时候，才真正发现要实现它的理想预期和现实价值，宏观与微观上制约的因素很多，本文仅就与实践紧密相关的电子文件（文书类）归档管理问题探讨如下：

1．电子文件归档管理面临的主要问题

当人们普遍认识到利用计算机形成电子文件比手工起草纸质文件方便快捷的时候，当机构内部几乎找不到手写文件底稿（会议记录除外）的时候,电子文件的海量产生给各级档案部门带来了巨大的压力，电子文件弃之可惜留之遗憾成为档案工作者的普遍共识。在电子文件形成且处理完毕乃至第二年上半年，有保管价值的电子文件怎样转化为电子档案并发挥其应有作用一直是档案理论与实践工作者重点攻关的世界性课题。

1．1政策标准方面

伴随着电子文件多年的应用，我国相继出台的《电子文件归档与管理规范》等有关电子文件归档管理的规章、规范都带有明显的阶段性特征和局部解决问题的缺陷，所以，各地在实践中就按照自己的理解和实现的可能各行其是，没有统一的术语概念定义，没有形成配套且真正符合电子文件全程管理要求的法律、法规、标准体系。尽管如此，全国各地档案部门按照实践的需求和上级的部署，组织开展了电子文件归档管理工作，许多档案馆接收了大量的电子档案，在提供电子档案信息发挥参考作用方面起到了积极的作用，也为今后做好电子文件全程管理积累了实践经验。但从本质上说，没有配套的管理及应用方面的政策和技术业务标准的支持，现有归档的电子文件及其打印件还无法实现其法律效力，导致电子文件归档开始这一环节就在实践层面上缺乏源动力，很难激发各立档单位及档案管理部门主动抓电子文件归档管理的积极性，甚至个别地方放弃归档电子文件而转为把对应的纸质文件扫描后归档，以规避归档电子文件后早晚还要数字化对应纸质档案的重复劳动，以至出现不要抓电子文件归档的声音。而许多地方根据《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，在指定的网络和系统环境下，赋予了电子文件的法律效力，使电子文件的应用有了质的飞跃。可惜的是，这些电子文件脱离了原有环境归档后法律效力得不到延续。

1．2软件系统方面

我国在线运行的数以万计的电子文件管理系统及档案管理系统，由数以百计软件公司做技术支撑，电子文件管理系统往往没有档案人员深度参与功能设计，缺乏符合要求且自动化程度高的电子文件归档管理功能，同一档次，中低端重复，模仿手工，各设壁垒现象较为普遍。我国各级档案馆应用的档案管理系统在实施国家档案局《文书类电子文件元数据方案》等三个标准以前，绝大多数都利用具备基本的收集、管理、存储、利用功能的综合性网络版档案软件。无论是电子文件管理系统还是档案管理系统，这些软件在形成和管理电子文件、电子档案方面，功能设计缺陷、流程重组不佳、新技术应用不全面、新标准执行有偏差，格式不统一，相互不兼容，难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，是电子档案长期可读、通用兼容、实现效力的最大障碍。

1．3网络环境方面

现在，我国许多省、市（党委、政府）本着统筹规划、统一建设与资源共享原则，建立了覆盖省（直）、市（直）、县（直）三级党政机关的统一政务内网或外网平台，通过不同的方式进行了电子文件传输或利用OA系统实现部分公文起草、流转和利用，这些系统中产生了大量的电子文件。国家许多行业（部委或省厅局）利用自建或当地的政务网络平台，使行业的主要业务工作网上进行，形成了大量的电子版有存档价值的业务文件。而在一个机构内部网络往往是三网同在，即封闭的局域内网，与相关单位相连的保密网，与上下级相连的政务网，不同工作中形成或接收的电子文件往往在不同的网络中产生。多个相互物理隔离的网络、多个软件系统形成的电子文件给在线统一归档和接收电子档案带来诸多不便，有些成为关键性的制约。然而，归档后的电子文件向档案馆移交通过网络进入馆藏档案集成管理系统将是不可回避的，诸多问题集中的纠结于此。

2．电子文件归档管理实践的难题

现在人们关注的焦点、研究的重点往往都是侧重于一份电子文件的全程管理，从它产生到永久保管（或销毁）细之又细，对电子文件与纸质文件必须同步归档的研究很少。

2.1理论追求与现实可能的碰撞

以一份电子文件为基点，追求电子文件产生到永久保存（或销毁）至真至美的全程管理，对影响电子文件（电子档案）真实性、完整性、可靠性、可用性的细节研究的很透，规定的很细，似乎按照这样的要求去做一份电子文件全程管理就完美了。然而，立档单位同一年度全部归