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公文知识与公文写作

一、什么是公文

1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级

必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，

是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答

复时使用的文件。主要有报告、请示等。

4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，

下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。

5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。

6、记录性公文。会议纪要。

（二）按引文关系划分

1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命

令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、

工作报告和上行函等。

3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公

函、通知等。

1、标题

标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件

种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法

结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由

为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”

组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例

的词或词组中间加顿号或书名号。

另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如：《北

京市二○○五年中等专业学校招生简章》，这个标题只有事由和文种两部

分。发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也就是章程。

又如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，这个标题只有发文机

关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性

的《通知》，通常只标出文种。为了醒目，使人从远处即可看到。撰写公

文标题要注意以下几个问题：（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全

文核心内容和主要目的。特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把

全文的核心内容集中到一点上，不宜过长，不需要面面俱到，更不能拖拖

拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供

应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局关于

增建粮食供应点需用资金的请示》。（2）要避免转发文件时文称重叠的

现象。公文文种名称虽已固定化、规范化，但不能一级一级地套用。转发

的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加上“通

知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。（3）标题排列组合要美

观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格

式有七种：两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上

下长中间短、正梯形

2、正文

正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正

文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有

说明，其效用与正件相同。主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为

受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，不得

随意简化，也不能标书名号，末尾一般不用标点符号。如：附件：

1、二○○五年各类产品出口计划

2、二○○六年技术改造安排

（2）正文已注明的附件名称，文尾可不标出。

（3）附件本件放在正文末页之后。

4、公文签发机关

即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山

东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主

办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合

发文，党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机

关名称，直接落发文日期盖章即可。

5、发文日期

即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，

缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，

凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日

为准；法规性文件以批准日期为准；几个机