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公司办公自动化管理规定

1目的

为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。

2适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。

3术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘资源网

4职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

5管理要求

5.1电子公文管理规定。

5.1.1电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业

5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.2经销商电

子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。

5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息