大数据视角下电力企业办公室档案管理的思考.docx

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大数据视角下电力企业办公室档案管理的思考

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摘要：随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题，大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势，积极创新公室档案管理的思路和和工作手段，从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。

关键词：大数据；电力企业；档案管理

当今信息化时代背景下，传统的办公室档案工作显然已经跟不上时代的步伐，改善档案管理的方式方法、优化档案管理流程是每个政府机关和企业事业单位不可或缺的任务，档案管理是否完善，在很大程度上决定了单位其他工作能否正常进行。目前的档案工作，难以与国家机关单位或企业高度智能化的办公条件相匹配，所以，档案管理工作中，一定要本着创新的精神，结合时代特点大力开展研究。针对信息时代背景下档案管理工作面临的问题，档案管理工作应顺应时代特点，更新档案工作理念、创新工作方式、提升档案管理工作的服务质量和提高从业人员素养，以求对档案创新管理做有益的探讨，打开办公室档案管理工作的新局面。

一、大数据思维应对异构型档案的集中统一管理

（一）数据思维与办公室档案管理特点

大数据技术的核心概念是数据思维，即数据就是企业的最重要资源。一般而言，企业办公档案材料包括人事、行政、财务、党建、技术和销售、安全保密等数据信息。其中，人事档案包括企业职员的个人信息、入职离职、资格证书与培训管理、工作异动、薪酬调级、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、上机发文、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账薄、各类票据等。党建档案包括主题党日的会议记录，对外宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全保密档案包括保密标准、保密制度、保密会议记录等。不难发现，企业办公室档案格式呈现种类繁多，格式多样，分散存储等特点。

（二）办公室档案管理的大数据架构

传统的管理技术，难以高效处理办公室档案数据和内容，也无法满足实时、开放、分级查询服务的用户需求。面对日益增长而且种类多样的办公室档案数据，大数据技术提供了统一的数据标准，为办公档案的数字化处理提供了有力的技术支撑。通常，大数据技术架构一般分为三层。首先是底层的基础设施层，包括数据存储服务器、网络服务器，防火墙和网关设备，主要提供基础的数据存储和硬件管理。中间层是核心服务层，包括安全管理，查询服务，数据格式转换与识别服务，数据标准服务。上层是应用接口层，作为网络门户为用户提供注册，数据增删查改等综合服务，分级查询等功能。办公室档案管理人员首先可以利用大数据基础设施，将档案信息进行集中式管理;其次，针对异构的档案数据（例如:Word文档、Pdf文档、Excel表格、图像等），可以利用大数据核心服务组件实现标准化、网络化、实时、统一的管理功能;最后，可以利用大数据应用服务接口，实现对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询，并提供分级管理试图、可视化统计等功能。

二、大数据视角下企业办公室档案管理模式的机遇与挑战

（一）办公室档案管理新的机遇

大数据技术有效支持档案信息全部数字化管理，将分散的格式多样的档案数据进行标准化集成，电子调档和个性化查档操作非常便捷，还能根据数据特征自动形成用户画像，为档案管理者提供全方位的分析服务，提升档案管理的利用水平。对于集团企业而言，企业总部和各分公司在大数据技术的整合下，能够跨时间和空间进行档案信息提取，实现公司员工档案信息的共享，互通资料有无，进一步强化了档案管理的反馈与创新。另外，大数据分析挖掘技术能够对办公档案的重复信息进行自动删除，对错误档案信息给出智能提示，提高档案的存储效率和深加工水平。

（二）办公室档案管理新的挑战

目前的大数据安全保密技术还不成熟，不利于涉密办公档案的信息安全管理。尤其是针对具有密级属性的部分电子档案，其保密期限和保密等级可能随时间推移会发生改变，这样对安全的动态管理提出新的要求。一方面，亟需大数据技术支持分级安全管理机制;另一方面，也需要大数据技术在访问授权上，能够设计支持两位及以上安全保密档案管理员的协同认证功能。值得一提的是，在办公档案的数据挖掘应用中，如何对档案进行深度挖掘分析，提供个性化推送服务也必须针对企业的个性需求进行全新设计。

（三）创新档案管理工作的观念

随着网络信息化程度的加深，一方面，办公室档案管理人员应适应时代变化，敢于走出传统的思想束缚，转变档案管理工作理念，增强职业创新意识，充分发挥档案的使用价值，灵活多样地开展工作，打开档案管理工作的新局面;另一方面，单