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基于“物联网”的物资综合管理内控体系研究

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摘要：“物联网”系统是外在的表现形式和技术手段，物资管理才是内在和核心。在“物联网”的实施过程中，建立一套完整的内控体系至关重要。“物联网”系统的建设过程，也是内控体系不断建立并逐步完善的过程。可以说，一套行之有效的内控体系，是业务系统得以顺利实施的先决条件之一。文章针对中日友好医院基于“物联网”的物资综合管理内控体系进行研究。该项目在北京甚至全国都具有领先的示范性效应，多次作为典型案例进行推介，大大促进了医院品牌形象的提升。

关键词：物联网内控建设

日友好医院自2012年开始试行对高值耗材进行条码管理，实现高值耗材可追溯；在此基础上，引入RFID技术，搭建“物联网”平台；2014年下半年开始探索基于“物联网”技术的医院物资综合管理体系并启动试点工作；2016年1月在全院实施“物联网”系统。通过采用集中供应和配送的服务模式，运用信息化以及“物联网”等先进技术手段，对医用耗材领用、采购、配送、结算进行全过程一体化管理，已初见成效。

一、基于“物联网”的物资综合管理内控体系的建立完善

（一）内控体系内涵。一般情况下，内控体系主要涵盖以下几点：内控手册、风险防控、内控评价。内控手册主要是对每个工作流程的描述、流程图、岗位职责、授权说明等。风险防控是对可能导致风险的点采用有效的防控措施。内控评价具体包含三部分：第一部分检查制度设计的齐全性和合理性等；第二部分检查控制过程；第三部分检查会计账务处理控制。

1.内控手册。基于“物联网”的物资综合管理包括物资的订货、采购、配送、入库、使用、出库、结算、盘点等各个环节。相关部门多次沟通，院领导实地调研，并经多次讨论修改，不断完善，详细描述每一个环节的业务流程，绘制“物联网”业务的流程图，设定每一个操作点的岗位职责，相关部门根据工作需要，提供操作员名单，信息部门对每一个操作人员按照岗位职责等进行相应的权限设置。

2.风险防控。众所周知，人、财、物的管理部门属于风险相对高发的部门，相应的也是监管的重点部门。早在几年前，医院纪检监察办公室就要求重点部门梳理重点岗位的风险点，制定相应的风险防控措施并加以实施。“物联网”实施过程中，改变了原有的操作和管理模式，相关部门应及时对风险点进行重新梳理，及时补充完善风险防控措施。以一个具体的业务流程为例，可将具体的流程控制人、控制频率、控制方式、异常如何处置、控制效果等以文字的形式固化下来。

3.内控评价。医院以“大型医院巡查”“医院等级评审”等为契机，要求每一个职能管理部门梳理完善本部门的管理制度，逐项对照巡查、评审的要求，检查制度是否齐全，是否与时俱进进行了更新、废止和补充完善。医院“物联网”系统从立项、调研、设计到逐步实施，历时几年。供应商按照医院管理要求，数易其稿，多次修订系统设定，多次在系统中演示物资管理控制的过程，财务处等部门多次实地检查物资管理情况，院领导数次带队，按照“物联网”的业务流程，现场办公，协调解决发现的问题和可能存在的缺陷。“物联网”技术下物资管理的会计账务处理控制，是牵头部门财务处的本职工作和核心业务。财务处专设物资会计在医工处、后勤处等属地化办公，审核物资入出库单据、发票等资料；每月由物资系统自动生成物资入出库凭证；凭证生成后，财务处专人进行账务核对；除此以外，财务处还设专人进行财务稽核。

（二）内控体系的建立和完善。按專业分类，一套完整的、运行有效的内控体系应该包括但不局限于以下几个层面：单位层面、业务层面、信息层面等。

1.单位层面。

（1）组织架构。医院成立了由财务处、医工处、后勤处、信息中心、医务处、审计处、纪检监察办公室等多部门参加的物资综合管理工作小组。为推进该项工作的顺利进行，由医院办公会决定，由医院总会计师担任组长。

（2）制度建设。及时修订完善各相关管理制度，用制度管人。在“物联网”实施过程中，医院梳理完善了物资管理的一系列相关制度，在制度中明确了科室、归口管理部门的职责、物资管理的流程等。制度和流程的明确为“物联网”过程中的内控奠定了制度基础。院级层面，财务处牵头修订招标管理办法、物资管理办法等；部门层面，以医工处为主的归口管理部门修订完善部门相关岗位职责和管理制度。

财务处是该项目的牵头部门，全面协调此项工作。主要包括在全面调研的基础上制定物资综合管理方案；在现有业务流程的基础上，根据精细化管理需要，在满足内部控制的前提下，梳理优化相关业务流程；上传下达，及时向院领导汇报项目进展，有效协调相关部门推进项目顺利实施。医工处、后勤处对本部门管理的高低值耗材各环节进行梳理，对目前的工作流程提出改进建议，按照部署要求开展相关工作。信息处配合相关部门提供技术支持，并按照部署要求开展相关工作。医务处、护理部负责了解临床、医技科室需求，及时提出改进方案和要