档案室电子目录数据库结构与交换格式.pdf

档案室电子目录数据库结构与交换格式--第1页

档案室电子目录数据库结构与交换格式

为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的

档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案

信息资源共享，特制定本标准。

1．范围

1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格

式与要求。

1.2本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档

案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，

档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。

2．定义

本标准采用下列定义：

2.1档案目录

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排

的档案检索工具。

2.2电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由

计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

2.3案卷级目录

登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的

档案目录。

2.4文件级目录

登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一

种档案目录。

档案室电子目录数据库结构与交换格式--第1页

档案室电子目录数据库结构与交换格式--第2页

2.5数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

2.6记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。

2.7字段

记录中可标识的特定范围数据。

2.8必须著录项目

指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆

室间进行数据交换时，必须有的项目。

2.9选择著录项目

指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目

标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准

规定的字段名、字段类型和长度。

3．数据库结构与著录格式

本标准包括如下八种数据交换格式：

1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》

3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》

4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》

6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》

8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》

档案室电子目录数据库结构与交换格式--第2页

档案室电子目录数据库结构与交换格式--第3页

3.1文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式

3.1.1文书档案案卷级目录数据库结构一览表

字段名称字段长度示例

全宗号4J060

目录号81·2001

必案卷号3003

须案卷题名绍兴市