水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用.docx

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水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用

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李娟丽

【摘要】本文论述了水利工程勘测设计中电子档案的特点，以及电子档案管理的问题，结合工作实际介绍了水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用。

【关键词】水利工程;勘测;电子档案

随着时代的发展，信息技术已经成为我们生活中必不可少的，在各行各业中，都能发现它的存在。而作为目前最重要的档案管理也逐渐朝着电子化方向发展。目前，我国在档案管理方面逐渐重视起来，并制定了相关的规范制度。由于水利工程勘测设计会产生许多的资料，而这些资料十分宝贵，不仅对于水利工程建设起到了指导作用，还在日后的维护方面有着极其重要的作用，但现代水利工程行业发展迅速，信息产生时间较短而且十分快，所以传统的档案管理已经不能够满足水利工程勘测设计的需求，而电子档案由于更新速度快，查询便捷等原因，越来越受到水利工程行业的欢迎。

一、水利工程勘测设计中电子档案的特点

（一）共享性和及时性。与纸质文档不同，电子文档可以进行复制，并可以随时随地查阅，通过网络，它还能够将文字、图片、视频等信息及时上传到相应的地点。由于水利工程建设时施工的地点相隔较远，设计的人员较为分散，而且参加建设的单位较多，通过以往的纸质文档的管理，会造成信息的滞后，从而导致工程建设出现问题，而利用电子文档管理，就可以避免这一问题的产生，让设计人员、工程师以及其他人员能够及时了解到相关信息，并能够相互直接了解到各自工程的进程状况。电子文档的建设很好地满足了水利工程行业的发展需求，对于我国的发展起到了促进作用。

（二）可操作性强。随着信息化时代的发展，计算机已经成为工程设计中最重要的利用工具。在日常生活中，工程人员管理档案时，可以设置电子文件归档管理的功能，这样就可以大大节省时间，在线就可以进行管理，在需要时也能够及时利用，提高了档案的利用率以及工作的效率。一般来说，电子文档归档方式主要有逻辑和物理两种，两种方式的主要区别就在于逻辑归档可以直接在网络上完成，而物理归档还需要将文档下载下来使用。

（三）集成性。与单一的纸质文件相比，电子文件的内容可以由文字、图形、声音等各种信息组合而成，也可以单独形成，文件形式较为复杂，呈多元化。水利工程勘探设计在水利工程中十分重要，所以在提高工程质量的同时，还需要加强水利工程的宣传工作，而这只需要将相关的电子文档进行整理，就能设计出一份十分优秀的宣传材料。

（四）完整性。在管理电子档案时，需要依据国家规定的有关文件来进行，由于每个电子档案格式不同，所以归档的过程中需要采用各自的格式，同时还需要采集一些说明的资料，避免在以后发展过程中由于一些当时的归档格式问题不能进行查阅，从而保证电子文档的完整性。

二、水利工程勘察设计中电子档案管理的问题

（一）管理模式不够规范。虽然近年来，我国发展迅速，许多新型技术被不断应用到各个行业中。但由于电子档案在水利工程勘测中应用的时间相对来说较短，还没有形成专业统一的管理模式，不能满足目前水利工程的发展需求。目前，我国水利工程行业对电子档案的建立越来越重视，在许多公司内部已经建立起了电子档案管理制度，同时也使得这些企业发展更加稳定。但由于一些企业并没有很好地了解电子档案的应用方式，许多功能还没有完全发挥出来，所以电子档案并没有起到很好的效果。同时，由于缺少电子档案的管理经验，许多水利工程企业的管理模式也不是十分完善，经常在管理过程中遇到问题，比如资料被泄露、相关人员的档案损坏等。

（二）电子档案完整性缺失。与其他行业相比，水利工程勘察设计较为特殊。在设计水利工程的时候，首先需要进行勘测、规划等操作，然后需要设计所要进行的工程图纸，并在后期施工的过程中根据图纸进行，最后结束整个工程。在这些过程中，需要耗费大量的时间。同时在管理档案的过程中可能会遇到档案管理机器出现问题，会使档案受到损坏，也会导致部分档案消失不见，从而严重影响档案的正常管理，使相关企业的效益受损，进一步导致我国的经济发展受到阻碍。

（三）相关管理人员的专业素质不高。过去的档案都是纸质的，管理过程相对来说比较复杂，但并不需要管理人员具备较高的技术，但电子档案管理不同，由于管理时需要用到計算机，所以它需要管理人员具有较高的专业素质。但目前，由于我国在这一方面的起步较慢，还没有形成专业的管理人员培训体制，所以相关的技术人员并没有专业的技术，在管理过程中主要以纸质档案管理为主，不能很好地理解电子管理的相关内容，使得电子管理的优势并没有很好地发挥出来，同时企业的一些资料和文件没有及时地保存，导致企业受到严重的损害，使得我国水利工程行业发展较为缓慢。

三、水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用

随着科学技术的迅速发展，各行各业的发展都与计算机联系到了一起，水利工程勘测也不例外。在水利工程勘测中，由于会产生较多的专业性资料和文件，