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浅谈电子签名在工程项目档案信息化管理中的应用

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浅谈电子签名在工程项目档案信息化管理中的应用

1传统文笔签名方式已不适应项目工程档案信息化发展的要求

1.1工程项目产生大量需要及时归档文件

1.来源于人工整理的纸质文件，未达到及时归档的要求。项目在建设期间，由于各种因素经常造成资料的缺失，致使工程完工后档案不及时、不完整、不规范、不系统问题；普遍存在卷内目录与实际整理文件不符合，卷内资料漏失等现象。在立卷时间上，档案人员通常累积起来一次立卷，这既不符合立卷要求，也不利于查找利用。

2.其他管理系统广泛应用需要脱离文笔签名。例如，随着工程质量监督系统的应用，产生的大量电子文件，这些电子文件采用电子签名的方式代替手工签名。按照目前档案处理办法，需要在系统中打印纸质文件再进行手工签名再存档。在信息技术高度发达、日臻完善的今天，这样的工作效率非常低下。

1.2传统文笔签名阻碍工程项目信息管理系统的应用

1.现行文笔签名模式给工程建设项目档案管理带来沉重负担。现场施工技术人员为“清稿记录”而新产生的文件“原始记录本”，将原始记录本的数据录入信息系统，系统各责任人进行审核签名后，打印成纸质文件需再次审核签名。这样，二次转录行为给数据的准确性带来较大的风险，也增大了文件单位的工作量。

2.施工单位、监理单位档案的形成工作量倍增。除工程结算表格外，工程质量监督系统产生的电子文件占施工单位、监理单位所做档案的80%以上。按照目前文笔签名的处理办法，把数据录入到工程质量监督系，在档案软件中收集组卷后，再打印纸质文件进行手工签名，比原来只做纯手工资料的工作量要翻倍增加。

3.施工、监理单位档案的形成难以做到同步。目前，在实施工程质量管理系统，施工单位普遍存在施工原始记录录入不及时、相关责任人签署不及时的现象。施工原始记录录入并审核完成时间与施工实际时间相距较远。笔者对项目档案资料的同步性调查，普遍反映从数据录入到完成审核，需要7-10个工作日。施工单位最短完成时间为2天，甚至长达半年之久。监理情况亦出现类似情况。

4.为满足档案数字化条件，再次将签名后的纸质档案以扫描存储成PDF文件。这种用传统签名的方式已无法适应当前普及自动化办公系统和工程项目信息化管理的需要，使工程文档管理过程复杂化，降低了信息管理系统自动化程度和工作效率。

5.影响了工程档案的内在质量。监理、项目经理和工程技术人员每天要完成大量的工程文档签认工作，面对成堆的工程文档，需要逐页签署，把大量的时间用于签字，容易造成为尽快完成文件签署而忽略对文件内容的审阅，影响了工程文档的质量。

6.真正具有“原始记录性”的数亿业务系统电子文件丢弃，没有存档。

档案的基本属性是“原始记录性”，由各业务信息管理系统打印出来形成的纸质文件，与《档案法》中档案的定义是相悖。一是，从理论来看，由业务系统打印出来形成的纸质文件，不是直接形成的历史记录；纸质文件部分因事后重签名，从时间上看，不符合档案的定义“直接形成的历史记录”。二是，使用电子签名，施工记录经相关责任人在计算机上审核签名后应生效；实际上，工程质量监督系统、自动办公（OA）系统、计量支付系统等信息管理系统产生的大量电子文件，由于采用输入签字形式不具法律效力，只能作资料查阅方式保存，失去了其应有的意义。

1.3传统文笔签名带来弊端

在实行项目档案信息化，原始实施记录是纸质形成，记录上并没有显示出实际填写内容的时间，这种情况下给施工记录的形成带来滞后、造假、篡改的机会。

2施工、监理单位档案的形成难以同步的原因

2.1客观原因

项目参建单位普遍存在“重建设、轻档案”现象。如监理单位很少将公路工程项目档案管理工作列入议事日程，在工程施工过程中没有落实管理制度、缺乏相应的控制措施，难以做到贯穿始终的档案管理服务工作。造成在项目建设过程中工程档案材料没有及时归档，陷入“建设—积压—丢失—补做”怪圈。尤其是进入项目建设后期，文件材料脏、乱、残、缺的局面凸显，甚至文件材料的丢失，监理工程师这时才匆忙整理内业材料，影响了工程建设过程中文件材料的有机整理工作，其后果是监理项目文件材料收集和整理工作不能与项目建设进度同步进行。

1.二次录入问题。在现行模式下，施工现场数据需记录于原始施工记录，并录入到工程项目质量管理系统，导致现场记录人员与系统录入人员重复工作。

2.表格使用不确定问题。工程建设过程中管理表格更换，导致全线相应分项资料需重新形成，对施工人员及录入人员普遍存在“早做不如晚做”的等待态度。

3.赶工造成原始记录填写不及时。行政命令的下达，要求业主按具体通车时间完成，通常一个项目的施工期为36个月，特殊桥梁等结构物可能长达40个月以上，由于赶工，工程