DB3401T 280—2022《公共资源交易电子档案管理规范》.pdf

ICS03.100.01

CCSA14

3401

安徽省合肥市地方标准

DB3401/T280—2022

公共资源交易电子档案管理规范

Specificationonelectronicrecordsmanagementofpublicresourcestrading

2022-11-03发布2022-11-03实施

合肥市市场监督管理局发布

DB3401/T280—2022

公共资源交易电子档案管理规范

1范围

本文件确立了公共资源交易电子档案管理的基本要求，并规定了在公共资源交易活动中产生的，具

有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的存储、备份、使用以及销毁的要求。

本文件适用于公共资源交易活动中产生的电子档案的管理。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

公共资源交易平台publicresourcetradingplatform

执行统一的制度和标准，具备开放共享的公共资源交易电子服务系统和规范透明的运行机制，为市

场主体、社会公众、行政监督管理部门等提供公共资源交易综合服务的体系。

注：在不引起混淆的情况下，本文件中的“公共资源交易平台”简称“交易平台”。

3.2

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办

理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[来源：GB/T18894-2016，3.1]

3.3

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

[来源：GB/T18894-2016，3.3]

3.4

电子档案electronicrecords

在公共资源交易活动中产生的以项目标段（包）为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准

确、能反映公共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3.5

电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem

用于电子文件的收集、整理与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信息系统。

4基本要求

4.1应遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的基本原则。

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DB3401/T280—2022

4.2应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿

或者销毁。

4.3应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。

4.4应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。

5电子文件的收集与整理

5.1应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容信息与其形成时一致。

5.2应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。

5.3应遵循公共资源交易项目电子文件的形成规律，保持项目之间电子文件的有机联系。

5.4交易项目电子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“项目标段（包）”为单位，按

照电子文件归档材料目录对电子文件进行收集、整理。电子文件归档材料目录见附录A。

6电子文件的归档

6.1进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权交易等纳入公共资源交易目录交易项目的相关电

子文件、元数据均应归档。

6.2应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权等公共资源交易项

目实施