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供应商对账管理制度
1.背景介绍
供应商对账是指企业与供应商之间进行货款、发票等账务信息
的核对和对比的过程。供应商对账管理制度的目的是确保供应商账
务的准确性和及时性,防止因账务错误或遗漏而导致的资金损失。
2.适用范围
本制度适用于企业与所有供应商之间的交易活动,包括但不限
于采购、付款和发票等环节。
3.对账流程
3.1采购环节
采购人员在进货时应核实供应商提供的价格、数量、规格等信
息是否与实际一致,并将采购记录及时录入系统。
采购完成后,采购人员应及时将采购记录与供应商提供的发票
进行比对,确保发票信息准确无误。
3.2付款环节
财务部门根据采购记录和发票信息,核对供应商应收账款的金
额和付款时间。
在付款时,财务部门应与供应商进行核对,确保付款金额与供
应商账户信息准确无误。
3.3发票环节
财务部门定期(每月/每季度)对系统中录入的发票信息与供应
商提供的纸质发票进行核对,确保信息一致。
如发现发票信息有误,财务部门应及时与供应商沟通并协商解
决。
4.对账频率
4.1采购对账
采购人员应在每次采购完成后立即进行对账,并将结果记录在
采购系统中。
财务部门应在每月底对采购对账结果进行复核,确保准确无误。
4.2付款对账
财务部门应在每次付款前进行对账,核对付款金额和供应商账
户信息的准确性。
每月底,财务部门应对付款对账结果进行复核,确保准确无误。
4.3发票对账
财务部门应每月/每季度对系统中录入的发票信息与供应商提供
的纸质发票进行对账。
对账结果应及时记录并进行复核,确保准确无误。
5.对账异常处理
5.1采购对账异常处理
如发现采购记录与发票信息不一致或存在遗漏,则采购部门应
及时与供应商联系,核实并解决问题。
5.2付款对账异常处理
如发现付款金额与供应商账户信息不一致,则财务部门应立即
停止付款,并与供应商沟通解决问题。
5.3发票对账异常处理
如发现发票信息与系统记录不一致或存在错误,财务部门应与
供应商沟通并尽快纠正错误。
6.监督与检查
公司内部审计部门将定期对供应商对账管理制度的执行情况进
行检查,并提出改进建议。
供应商管理部门也应对供应商的账务情况进行定期抽查,确保
各项管理制度得到有效执行。
7.违规处理
对于违反供应商对账管理制度的行为,将采取相应的处理措施,
包括但不限于:口头警告、书面警告、处罚款、追究责任等。
8.附则
本制度的解释权归公司管理层所有,如有需要,将对制度进行
修订和补充。
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