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货代操作流程

根据货代的工作特征;日常工作中货代操作流程划分为以下“接单、

订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他”各环节;各环节相辅相成..

一、货代操作流程的接单部分

接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节;一般要求接

单必须快捷、高效;在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以

安排..接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本

信息的确认..注对于部分无法短时间内确认的信息;依然必须及时安排并

予以跟踪;如根据客户和操作需要流转到下一环节;先安排流转后跟进处

理;以保证下一环节的有序操作..

1、审核客户委托内容和确认客户服务要求客服或者接单员

1接单人员必须预先审核客户的委托内容..

客户发来的订舱单需显示以下信息;但不限于此：托运人/发货人、船

公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、

托运人的签字或盖章等..

2接单人员必须预先确认客户服务要求..客服或者接单员

普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和

报关等..到/预付订舱确认即对1内容的确认;对于拖车/内装、商检和报

关的服务要求;必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等;注明

在客户订舱单上..特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附

加服务..对于特殊服务要求;必须得到部门主管和/或者其他相关职能的

核批后才可以接受和安排..

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2、运价核对、确认客服或者接单员

客服人员收到订舱单后;必须对运价和其他服务费用进行确认..

1对来自销售部的业务;须与销售员核对运价和其他服务费用是否正

确;并由销售员在订舱单上签字确认;然后再向相应船公司订舱..注特殊

情况可先口头与销售员确认;待销售员返回公司再补签字确认

2对于公司业务;须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安

排订舱..

3、舱位确认客服或者接单员

根据客户委托;确认反馈符合要求的舱位..

二、货代操作流程的订舱部分

一般要求预定开航日7天前必须安排订舱;对可以提前接受委托的船

公司应争取头批订舱;旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定

开航日5工作日前完成订舱;对于该时间限制以内的业务委托一般要求在

接单日内完成订舱;最迟一个工作日内完成订舱..

1、新建委托订舱操作员

订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案;输

入业务有关数据..输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信

息、服务要求、提单要求、船名航次如可能、开航日期、起运港、中转港、

目的港、箱型箱量、货名与数量;以及代理如需要等..

2、订舱过程订舱操作员

订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、

预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等;任何其中

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一环节未完成均视做订舱未完成..订舱完毕后;应及时将配舱信息输入操

作系统;输入时应确保准确;并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或

者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的

核对..

3、舱位通知订舱操作员

无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务;订舱确认单或者配

船通知单等都必须第一时间通知客户;确保上面的订舱号