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软件采购制度

第一章总则

为确保软件采购的规范性、透明性和有效性，提升公司信息化建设水平，根据国家及行业相关法规、政策，以及公司内部管理要求，特制定本软件采购制度。软件采购是指公司在信息化建设中，为满足业务需求而选购、使用软件产品的全过程，包括需求分析、供应商选择、合同签订、验收及后续管理等环节。

第二章制度目标

1.规范流程：建立标准化的采购流程，确保每一项软件采购都能按照既定程序进行，避免随意性和不规范行为。

2.提高效率：通过规范化管理，提高软件采购的效率，缩短采购周期。

3.保障安全：确保采购的软件符合国家信息安全标准，减少安全隐患。

4.控制成本：通过合理的采购策略，防止采购成本的无序扩张，实现资源的有效配置。

5.促进竞争：鼓励多方投标，确保采购过程的公平、公正，防止垄断现象。

第三章适用范围

本制度适用于公司各部门在进行软件采购时的所有活动，涵盖以下内容：

1.软件需求的提出与审核

2.供应商的选择与评估

3.采购合同的签订与管理

4.软件的验收与使用

5.采购过程的监督与评估

第四章法规依据

本制度基于以下法规、政策和行业标准制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国招标投标法》

3.《信息产业部令第33号-计算机软件著作权登记办法》

4.相关行业标准及公司内部管理规定

第五章采购流程

5.1需求分析

1.需求提出：各部门根据业务需要，提出软件采购需求，填写《软件采购需求申请表》。

2.需求审核：信息技术部对各部门的需求进行审核，确保其合理性和必要性。

3.需求确认：经审核通过后，需由部门负责人和信息技术部共同确认。

5.2供应商选择

1.供应商调研：信息技术部根据审核通过的需求，调研市场，收集潜在供应商信息。

2.供应商评估：对潜在供应商进行评估，主要考虑因素包括：技术实力、行业经验、客户评价、售后服务等。

3.邀请投标：向符合条件的供应商发出投标邀请，提供详细的需求说明和评审标准。

5.3合同签订

1.合同审核：评审小组对供应商提交的投标文件进行审核，选出符合需求的供应商。

2.合同谈判：与中标供应商进行合同条款的谈判，明确软件的功能、价格、交付时间、售后服务等。

3.合同签署：合同谈判达成一致后，由公司法务部门审核合同文本，最终签署合同。

5.4软件验收

1.验收标准：根据合同约定的功能和性能指标制定软件验收标准。

2.验收流程：信息技术部组织相关部门对软件进行验收，确保其符合需求。

3.验收报告：验收合格后，形成验收报告，并由相关负责人签字确认。

5.5后续管理

1.软件使用管理：各部门负责软件的日常使用，确保其正常运行。

2.技术支持：信息技术部提供必要的技术支持，解决软件使用过程中的问题。

3.反馈机制：建立软件使用反馈机制，定期收集使用情况和用户意见，便于后续优化。

第六章监督机制

1.审计监督：公司审计部定期对软件采购情况进行审计，确保采购过程的合规性。

2.绩效评估：依据软件使用效果，对各部门软件采购的绩效进行评估，作为后续采购的重要参考。

3.投诉渠道：设立投诉渠道，任何员工均可对软件采购过程中的不当行为进行举报。

第七章附则

1.解释权：本制度由信息技术部负责解释，相关条款可根据实际情况进行调整与修订。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订，需经信息技术部提出，并报公司管理层审批。

第八章其他相关条款

1.保密制度：参与软件采购的相关人员需签署保密协议，确保商业机密及技术信息不外泄。

2.培训与宣传：定期对全体员工进行软件采购制度的培训，提高全员的制度意识和执行能力。

3.责任追究：对于在软件采购过程中违反本制度的行为，将依据相关规定进行责任追究。

本软件采购制度旨在为公司的软件采购活动提供一个清晰、可操作的框架，确保软件采购的高效、合规与安全，助力公司信息化建设的顺利开展。希望各部门能够积极配合，共同落实这一制度，为公司的可持续发展贡献力量。