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商务公文写作技巧

文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不可少的关键

环节。在特定的时间内，及时准确的礼貌文书，可以表现个人及企业的

良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪，对个人而言，这体现了其

基本的文化素质。因此，无论从事什么职业，都应该了解文书礼仪，在

纸面上做到礼貌周到、有礼有节。

 一、公文的含义

 公文，即公务文书的简称，属于应用文。

 它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的

书面材料。

 公文是D组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在D务

活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物;公文还是

宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。

 公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法

律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用，等

等。

 公文的处理程序一般包括：①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;

⑤审核、签发;⑥编号、印发;⑦立卷(归档);⑧销毁。

 二、公文的分类

 公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。

 通用公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文;按流通来源

分为收进公文、外发公文和内部公文;按作者性质分为D内公文、行政

公文和社会团体公文;按发文性质分为问文和复文;按内容处理要求分为

参阅性公文和承办性公文;按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和

常规公文;按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文;

按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文

和记录性公文。

 通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据

2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公

文种类包括以下13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议

案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括：计划、

总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。

 专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书

面材料，具有专指内容、特定格式。主要包括：财经文书(市场调查报

告、经济合同)、司法文书(起诉书、判决书、笔录)、外交文书(国书、

照会、护照、条约)及军用文书等。

 三、公文的格式要素

 公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证

公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工

作效率。

 公文的格式要素一般包括：

 1、发文机关(版头)

 发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简

称。同级ZF、ZF各部门、上级ZF部门与下级ZF可以联合行文，各级

ZF及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单

位、GS也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

 版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：

 (1)由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红

居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“北京市人民ZF文

件”。

 (2)由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称

“小版头”。例如，“××市教育委员会(函)”。

 (3)印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

 几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有

联合行文机关的版头。

 2、公文份号

 公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左

上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文

应标明分号。

 3、秘密等级

 公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关

依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国

家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，

标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密

级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按

30年、20年、10年认定。

 4、紧急程度

 紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“

急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“

急”、“加急”。

 5、发文字号

 发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由

发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六

角括号括入。如国务院1