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律师事务所文书档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强律师事务所文书档案的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本律师事务所所有文书档案的管理，包括但不限于案件材料、法律意见书、合同文本、会议记录、客户资料等。

第三条依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、《律师法》及相关行业规范制定。

第二章档案管理职责

第四条档案管理部门

本律师事务所设立档案管理部门（以下简称“档案部”），负责事务所所有文书档案的收集、整理、保管、查阅和借用等工作。

第五条责任分工

1.档案部：负责档案的日常管理工作，确保档案的完整性和安全性。

2.各部门负责人：负责本部门文书档案的收集、整理与移交，确保档案材料的准确性和及时性。

3.全体员工：应积极配合档案管理工作，遵循本制度的相关规定。

第三章档案的收集与归档

第六条档案收集

档案部应定期与各部门沟通，收集需要归档的文书材料，包括但不限于：

-案件相关文件

-法律意见书

-客户资料

-会议记录

-合同文本

第七条档案的归档

1.档案材料应按照“谁产生、谁负责”的原则进行归档，归档时应确保材料完整、清晰。

2.归档材料应按类别编号，建立电子档案系统，确保档案信息的可追溯性和便利性。

第四章档案的保管

第八条档案保管要求

1.所有档案应由档案部专人负责保管，存放于专用档案室，具备防火、防潮、防盗等安全措施。

2.档案室应设有门禁系统，限制无关人员进入。

第九条档案管理记录

1.档案部需建立档案管理台账，详细记录档案的入库、借出及归还情况。

2.每季度对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性和安全性。

第五章档案的查阅与借用

第十条查阅申请

1.需要查阅档案的人员需填写查阅申请表，说明查阅目的，并经档案部审核批准。

第十一条借用规定

1.档案原则上不外借，特殊情况需借用时，需经事务所主任批准。

2.借用档案的人员应在借用登记簿上签字确认，并在规定时间内归还。

第六章档案的转递

第十二条转递流程

1.档案转递应由档案部负责，禁止个人随意携带档案外出。

2.转递的档案需使用专用档案袋密封，并填写转递单，明确转递目的和接收人。

第十三条转递记录

档案部需对每次转递进行记录，包括转递日期、接收人、转递内容等信息，确保档案流转的可追溯性。

第七章档案的销毁

第十四条销毁条件

1.已完成保存期限的档案，可按照规定进行销毁。

2.销毁前须经档案部审核，并做好销毁记录。

第十五条销毁流程

1.销毁档案需由档案部专人操作，采用安全的销毁方式，确保档案信息的不可逆转性。

2.销毁后，应将销毁记录归档，以备后续查阅。

第八章监督机制

第十六条监督检查

1.事务所应定期对档案管理工作进行检查，确保本制度的落实情况。

2.对于违反本制度的行为，将依据事务所的管理规定进行处理。

第十七条反馈机制

1.档案部应设立反馈渠道，及时收集各部门对档案管理工作的意见和建议。

2.根据反馈结果，定期对本制度进行评估与修订，以提升档案管理的效率和规范性。

附则

第十八条解释与施行

本制度由档案部负责解释，自颁布之日起实施。

第十九条修订

第二十条生效日期

本制度自发布之日起生效，并将于每年进行一次评估与修订，以确保其适用性与有效性。

通过以上制度的制定，可以确保律师事务所文书档案的规范化管理，提升工作效率，保障客户信息的安全性，为事务所的可持续发展提供坚实的基础。