第20章：会务工作管理标准.pdfVIP

第二十章会务工作管理标准

第一节会议前的准备工作

一、安排会议议题

会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由领导确定。秘书应做

的工作是，根据领导的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，向领导提

出建议，供领导决断。收集会议议题要注意提交会议讨论的问题是否集中，是

否有必要提交会议。有些会议，如代表会议和代表大会的议题，要通过法定的

程序来确定。

二、确定会议步骤

安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。

1.议程

议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。

2.程序

程序是对会议各项活动（如各种仪式、报告、发言、有特色的活动等）按

先后次序作出的安排。隆重的会议，对程序的设计十分讲究，要求甚严，并由

领导审定。

3.日程

日程是对会议活动逐日作出的安排，是程序的具体化。

议程、程序和日程，是会议进程的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，

一旦确定，就不能随意更动。

三、拟定与会人员范围或名单

哪些人参加会议，须根据领导意图和会议的性质、任务、内容拟定。拟

办法大致有以下５种：

1.有固定成员的例会

正副县长会、正副厂长会等，由于与会人员是固定的，只须根据议题的需

要，另拟列席人员。

2.担任一定职务的人参加的会议

如省政府召开的厅局长会议、高校召开的系主任会议、公司召开的各部门

经理会议等，其会议名称已确定了与会对象，只要按单位、按名单发通知就行。

3.与会代表须通过选举或推举产生的会议

如教书育人先进教师代表会议、员工代表大会等，秘书人员要提出一个关

于代表产生的范围、代表的名额分配、代表的条件的建议。

4.由单位指派出席人的会议

如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分

发听讲证，有时还要提出听讲者的条件。

5.对与会者有要求的会议

各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，对与会者包括特邀代表有一定的

要求。多少人出席，请谁参加，要全面考虑，因有时牵涉到政策性的问题。

与会人员名单须报领导审定，人数从严控制，做到该参加者不漏，不该参

加者不来。

四、办理会议报批手续

有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。凡需报批的会议，要在

请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、会议

经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。

五、签发会议通知

签发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、

会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料

和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通

知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错

发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，

既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

六、准备会议文件和材料

会议文件、材料指领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日

程表、编组名单等。讲话稿或工作报告有时由秘书人员起草。当秘书人员将其

交给领导时，应提醒哪些问题是重点，哪些地方与会者可能提出质疑。文件和

材料在认真核对后即打印好。印刷份数要留有余地，不能有多少代表就打印多

少份，因个别代表可能丢了材料需要第二份，也可能临时增加了几位列席代表。

另外，文件和材料分发时应注意：文件和材料不要堆在服务台由与会者自由取

阅，那样会令人觉得欠缺诚意，而应装在资料袋里，在与会人员报到时分发；

不要在会场上散发文件和材料，干扰会议；有保密性的文件、材料，要登记签

收。

七、选择和布置会场

开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对

与会人员的心理起着不可忽视的作用。而与会者的心理状态，直接影响到会议

效果，因此，要重视会场的选择和布置。

1.选择会场

选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须：

(1)大小适中棗

太大显得松散，太小又显得小气。

(2)地点适中

尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。

(3)附属设施齐全棗

准备好照明、