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小企业采购管理制度

第一章总则

为规范小企业的采购活动，提高采购效率和质量，控制采购成本，确保采购行为的合法合规，特制定本《采购管理制度》。该制度旨在建立科学合理的采购流程，明确责任分工，促进资源的高效利用，实现企业的可持续发展。

第二章适用范围

本制度适用于本企业所有部门的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品和服务的采购。所有涉及采购的员工和管理人员均需遵守本制度。

第三章制度依据

本制度依据以下法规和政策制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国采购法》

3.《企业内部管理制度》

4.行业相关标准及规范

第四章采购目标

1.确保采购物资的质量与数量符合企业需求。

2.控制采购成本，优化资金使用效率。

3.提高采购流程的透明度，保障采购的公平性和公正性。

4.建立长期稳定的供应商关系，确保物资的及时供应。

第五章采购规范

第1条采购流程

1.需求提出

各部门需根据生产或运营需求，填写《采购申请表》，并提交至采购部。申请表需包括物资名称、规格、数量、预算等信息。

2.需求审核

采购部对申请进行审核，确认需求的合理性与必要性，并与相关部门沟通，必要时进行现场勘查。

3.供应商选择

采购部根据需求，选择合格供应商。选择标准包括但不限于：价格、质量、信誉、供货能力和服务水平。可通过以下方式选择供应商：

-公开招标

-邀请招标

-询价

-直接采购（适用于金额较小的采购）

4.采购合同签订

采购部与选定供应商洽谈合同条款，签订《采购合同》。合同内容需包括采购物资的名称、数量、单价、交货日期、质量标准、违约责任等条款。

5.验收和付款

采购物资到货后，相关部门需进行验收，确认物资与合同一致后，由采购部办理付款手续。验收应填写《验收报告》，并由相关负责人签字确认。

第2条供应商管理

1.供应商评估

采购部应定期对供应商进行评估，包括质量、交货准时率、服务态度等，评估结果将作为后续采购的重要依据。

2.建立供应商档案

对所有合格供应商建立档案，记录其基本信息、评估结果及合作历史，为后续采购提供参考。

3.不合格供应商处理

若供应商在交货后出现质量问题，采购部应及时与其沟通处理，并记录在案。严重的可考虑停止合作。

第3条采购记录管理

1.采购记录保存

所有采购相关文件，包括《采购申请表》、《采购合同》、《验收报告》等，均需保存在采购部的档案中，保存期限不得少于三年。

2.定期审查

采购部应定期对采购记录进行审查，以确保采购流程符合制度要求，及时发现并纠正问题。

第六章监督机制

1.内部审计

企业应设立内部审计机制，定期对采购管理进行审计，确保制度的有效执行，并提出改进建议。

2.举报机制

建立匿名举报渠道，鼓励员工对不正当采购行为进行举报，保护举报人的合法权益。

3.绩效考核

采购部及相关责任人应接受绩效考核，考核结果与个人及部门的奖励、惩罚挂钩，以增强制度执行力。

第七章附则

1.解释权限

本制度由采购部负责解释，若有未尽事宜，按国家相关法规及行业标准执行。

2.修订条款

本制度自发布之日起生效，若需修订，需由采购部提出修订建议，经企业管理层批准。

3.实施日期

本制度自发布之日起实施，所有相关人员必须严格遵守。

通过以上制度的制定，小企业能够有效管理采购活动，确保采购流程的规范化和透明化，进而支持企业的健康发展。