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外贸业务员下单前的工作职责

外贸业务员下单前的工作职责

1、及时安排好打样。

要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰

四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参

照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的

任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部

经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及XX模、五金模

具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书

面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报

外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。样品完成后，应仔细审

核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是

否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由

经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。

如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。

2、精确地报出美金销售价格

严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，

核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料

加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划

部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。

拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是

否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个

XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通

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知计划部，要求计划部立即改正错误。当遇到计划部未能及时提供

核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应

的核价单数据，自己制作出准确的核价单。业务员一定要看清楚核

价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。利润=美金

卖价X汇率X0.96-成本，销售利润率=利润÷（美金卖价X汇率）

X100%美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能

对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去

脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。

3、积极主动与客户保持联系

积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客

户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样

品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评

价，询问客户是否有下订单的可能。

4、树立“订单就是命令”的理念

业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订

单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部

门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事

情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-

做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打

样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面

确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始

订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不

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能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此

类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好

轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发

电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务

员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回

复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新

的建议的，立即按经理的要求去做。中文订单的发文放范围应

在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发：沈阿

瑟（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七

（1）、李八（1），共23份。”中文订单中应绝对杜绝模糊语言，

如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等在中文订单的。

右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印

出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻

底审核，已经没有任何丝