测绘成果及资料档案管理制度.docx

测绘成果及资料档案管理制度

第一章总则

为保障测绘成果及资料的安全、完整、可追溯和有效利用，提升组织的管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。测绘成果及资料档案是记录测绘工作过程、成果及其应用的重要文件材料，是保障测绘工作规范化、标准化的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本单位所有与测绘成果及资料管理相关的部门和人员，包括但不限于测绘部门、资料管理部门和相关协作单位。所有涉及测绘成果的收集、整理、保管、查阅、借用和销毁等行为均应遵循本制度。

第三章制度目标

1.规范管理：明确测绘成果及资料的管理流程，提高管理的规范性和透明度。

2.安全保障：确保测绘成果及资料的安全，防止丢失、损毁和泄露。

3.高效利用：提升测绘成果及资料的利用效率，为决策提供科学依据。

4.持续改进：建立有效的监督和评估机制，促进测绘成果及资料管理的持续改进。

第四章管理规范

第1节测绘成果的收集与归档

1.收集要求：测绘成果包括图纸、数据、报告等，需在测绘工作完成后及时收集，确保信息的完整性。

2.归档标准：所有测绘成果必须按照统一的格式和标准进行整理，确保内容规范、清晰。归档材料的清单应包括项目名称、测绘时间、测绘单位、成果类型等信息。

3.责任分工：测绘部门负责人负责收集和整理测绘成果，资料管理部门负责归档和保管。

第2节档案的保管

1.存储要求：测绘成果及资料应存放于专用档案室，档案室应配备防火、防潮、防盗设备，确保档案的安全性。

2.编号登记：所有档案应逐一编号，并建立档案管理台账，记录档案的基本信息和存放位置。

3.定期检查：资料管理部门应每年对档案进行全面检查，确保档案完好无损，及时发现和处理问题。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅流程：需查阅档案的人员应填写查阅申请表，经过档案管理人员的审核后方可查阅。查阅期间，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经部门负责人批准并登记在案。借用人应负责档案的安全，确保归还时档案完好无损。

第4节档案的转递

1.转递要求：档案在内部调动或外部转递时，必须由资料管理部门负责，确保档案密封并通过机要途径转递。

2.转递记录：每次转递档案时，必须填写转递通知单，并由接收方签字确认，确保档案的追溯性和可控性。

第五章监督机制

1.监督责任：各部门负责人应对本部门测绘成果及资料的管理负责，定期向管理层汇报工作进展和存在问题。

2.评估机制：每年对档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性、查阅效率等，提出改进建议。

3.反馈机制：建立档案管理工作反馈机制，鼓励员工对档案管理提出意见和建议，促进制度的不断完善。

第六章附则

本制度由资料管理部门负责解释，自颁布之日起实施。若有未尽事宜，按国家相关法律法规及行业标准执行。

第七章附录

附录一：测绘成果及资料档案管理台账模板

|项目名称|测绘时间|测绘单位|成果类型|存放位置|备注|

|||||||

附录二：查阅申请表模板

|申请人|部门|查阅日期|档案名称|理由|签名|

|||||||

附录三：转递通知单模板

|转递单位|接收单位|转递日期|档案名称|数量|备注|

|||||||

第八章实施方案

1.培训与宣传：定期对员工进行测绘成果及资料档案管理制度的培训，确保全员知晓并理解制度内容。

2.制度修订：根据实际情况和评估结果，适时对本制度进行修订，确保其与时俱进，符合组织的发展需要。

通过以上制度的制定与实施，旨在为测绘成果及资料的管理提供科学、规范的指导，确保组织目标的实现与测绘工作的高效推进。