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公司文件编码办法

目的

为了有效管理公司文件、合同及档案资料，便于文件的识别、追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、作业指导、操作文件、合同等文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制订本管理制度。

适用范围

适用于公司运管管理类的文件、合同、制度、作业指导、操作文件的编号等。

职责

xx部：负责公司所有文件编号的制定、归集、登记、修改、解释等管理。

文件管理

文件编码规则

①公司文件编码要素

公司代码、部门代码、文件类型代码、文件流水号、修改版次

②公司代码

XXXX公司XXXX

③部门代码

部门代码由部门名称前两个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码如下：

总经办

综合部

财务部

经营部

市场部

商务部

采购部

设计技术部

工程部

ZJ

ZH

CW

JY

SC

SW

CG

SJ

GC

=4\*GB3④文件类型代码

流程制度、管理办法

ZD

作业指导、操作文件

ZY

合同

采购合同

CGHT

施工合同

SGHT

设计合同

SJHT

分包合同

FBHT

人事合同

RSHT

行政类合同

XZHT

其他合同

QTHT

=5\*GB3⑤文件流水号

所有文件流水号由七位阿拉伯数字组成，YYYY001，YYYY表示年份，后三位序号从001开始，例2018001。

=6\*GB3⑥修改版次

修改版次由一个大写字母、一位数组成，例：A/0，大写字母表示版号，数字表示修改次数。

B/0表示：B版第一次修改；C/3：表示C版第三次修改

文件编号种类

①制度、作业指导类：公司代码-部门代码-文件类型代码-文件流水号（修改版次）

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例：XXXX综合部发布的管理制度：XXXX-ZH-ZD-2018001(A/0)

②合同类：公司代码-部门代码-文件类型代码-文件流水号

例：XXXX工程部的施工合同：XXXX-GC-SGHT-2018012

文件编号管理程序

①文件编号的编制、修改与审核

由各部门主导编写、修改并由部门负责人进行统一编号，文件编号发xx部审核与备案，盖章之后的文件原件移交至xx部统一进行归档管理。

②部门代码新增

因公司业务、组织架构调整，新设部门或其他调整，新增部门的部门代码编号，由xx部统一进行编制。

③文件类型代码新增

因工作需要，需新设其他文件类型代码，由xx部统一进行编制，并公布至全公司。

附则

本制度由XX部负责解释。

本制度总经理签字后，发布之日起实施。

XX部

201X年XX月XX日