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智慧财务背景下医院会计档案电子化实践与探索

文/厦门大学附属第一医院王丹

【摘要】目前，医院智慧财务管理平台已经实现有效查验电子会计凭证合法与真实、在线完成电子会计

凭证审签等功能。在此基础上，本文提出医院实现会计档案电子化的建议，档案管理系统与智慧财务系统、

医院经营管理系统高度集成；规范会计档案电子化相关制度；建立会计档案电子化人才队伍等。

【关键词】会计档案；电子化；智慧财务；医院

2016年，国家档案局联合财政部修订《会计档案根据传统的会计档案归档规范要求，财务部门档案

管理办法》，明确定期保管的会计档案可以电子形式储整理和会计档案案卷目录清册的编制，总账、日记账、

存，形成电子会计档案；新办法统一了纸质档案和电子明细账、往来辅助账等账簿的制作整理打印装订；档案

会计档案工作规范；标志着会计档案管理工作进入全部门会计档案凭证移交和上架入库这些环节都要消耗大

新阶段。2020年，两部门再次发布《关于规范电子会计量的时间。会计档案电子化后省去大量的档案整理和移

凭证报销入账归档的通知》，明确电子会计凭证的法交的时间。

律效力，规范电子会计凭证报销入账归档的流程和要（二）降低财务管理风险。实现会计档案电子化，

求。2019年，医院实施《政府会计准则制度》，加快推需要核算系统按照会计准则，在线完成审核、审批等财

行现代财政管理制度进程。会计档案和会计管理新制度务审批程序。系统通过整合医院日常费用报销、发票智

新办法的实施，给医院档案和会计工作带来新机遇与挑能识别等功能，全方位审核票据合规性、金额准确性、

战。会计档案电子化是档案服务医院中心工作的重要体报销单规范性、单据完整性等费用报销关键节点，实现

现，也是推行现代财务管理制度的有力推手。发票验真查重，智能稽核自动驳回，智能预审预警辅

助，报销要件齐全审查，减少人工审核和计算错漏的情

一、会计档案电子化的必要性

形，达到费用报销智能化的管理目标。核算系统可以支

（一）节约人力成本。根据《会计档案管理办法》，持预算执行进度实时查询，无须担心预算超支、经费不

医院会计档案实现电子化要在会计凭证填报、费用支出足等情况。成本分摊精细化，在线审批权责明晰，多维

管控、预算执行管控、成本归集、支付结算、账务处理统计，现金流量自由安排，银企互联等实现审批闭环管

等一系列业务处理流程实现在线生成、审核、处理。这理，降低财务管理风险，减少重复劳动，提高财务工作

样就可以免去医务人员手工填报和跑腿签字排队等候的效率。

时间。医院财务审批过程可以实现实时掌控，财务人员（三）提高会计档案利用效率。会计档案记录着医

能够随时随地翻阅历史记录和查阅经费开支情况，实现院运营管理的全过程，是非常重要的档案内容。医院每

7×24小时PC端、移动端在线办公，避免报销人零星上门年的审计监察、领导离任审查、内控管理、内外部监督

中断办公的情况，可以充分利用碎片时间集中完成审批等各项财务检查需要反复调阅相关会计档案。会计档案

工作，彻底打破传统报账和审核时间与空间的限制。根数量多，跨越年度大，手工调阅查找费时费力，消耗大

据医院日常财务报销流程和用时现状，平均一位医务人量人力成本和时间成本。会计档案电子化，可以通过系

员单笔报销可节约100m：咨询查询10m，往返路途30m，统直接索引查找内容，直接查看会计档案相关凭证和审

排队审核30m，签字等候30m。平均一位审批人每天可节批流程，提高会计档案利用效率。

约90m：线上批量审批规模效应60m，沟