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印刷机械公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强印刷机械公司合同付款管理，规范付款流程，确保公司资金安全、合理使用，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规和公司财务制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司与供应商、客户、合作伙伴等签订的所有涉及款项支付的合同，包括采购合同、销售合同、服务合同等。

二、管理职责

1.财务部门

负责合同付款的资金安排和核算工作。

审核付款申请是否符合财务规定和预算安排。

记录和跟踪合同付款情况，定期编制付款报表。

2.业务部门

根据合同约定，发起付款申请。

负责与合作方沟通合同执行情况，确保付款条件的真实性和准确性。

协助财务部门处理付款过程中的问题，如提供相关证明文件等。

3.法务部门

审查合同条款中与付款相关的内容，确保其合法合规，保障公司利益。

处理因付款问题引发的法律纠纷或提供法律意见。

三、合同付款流程

1.付款申请

业务部门在合同约定的付款期限前，根据合同执行进度填写《合同付款申请表》。申请表应包括合同编号、合同名称、供应商/客户信息、付款金额、付款事由、付款方式、本次付款占合同总金额的比例等内容。

同时，业务部门需附上与付款相关的证明文件，如发票、验收报告、进度报告等，以证明付款条件已满足。

2.部门审核

业务部门负责人对付款申请进行初审，确认付款信息的准确性和付款条件的满足情况，签字确认后将申请表提交给相关部门。

涉及技术、质量等方面的合同，技术部门或质量部门需对相关内容进行审核，如设备或服务是否符合技术要求、质量标准等，并出具审核意见。

3.财务审核

财务部门收到付款申请后，从财务角度进行审核。审核内容包括：

付款金额是否与合同约定一致，计算是否正确。

发票是否合规，包括发票类型、内容、金额等是否符合税务规定和公司要求。

付款是否在预算范围内，是否有足够的资金支付。

核对相关财务数据，如已付款金额、预付款情况等。

财务审核通过后，在申请表上签字确认；若发现问题，应及时与业务部门沟通并要求其修改或补充资料。

4.法务审查（必要时）

对于重大合同或存在法律风险的付款事项，法务部门应审查合同条款和付款申请，确保付款行为符合法律规定和公司利益。如有法律问题，法务部门应提出修改意见，相关部门应按意见调整后重新提交审核。

5.领导审批

经过上述审核后，付款申请根据公司授权审批制度提交给相应级别的领导审批。一般情况下，小额付款可由部门经理审批，大额付款或重要合同付款需经公司高层领导审批。

领导在审批时应综合考虑合同执行情况、公司资金状况和业务发展需要，做出审批决定。审批通过后，将申请表返回财务部门。

6.付款执行

财务部门收到审批通过的付款申请后，按照申请表中的付款方式安排付款。付款方式包括银行转账、支票、汇票等，应优先选择安全、便捷的电子支付方式。

在付款过程中，财务人员应确保付款信息准确无误，如收款方名称、账号、开户行等。付款完成后，在申请表上注明付款日期、付款凭证号等信息，并及时登记入账。

7.记录与存档

财务部门对合同付款情况进行详细记录，包括付款时间、金额、对象、合同编号等信息，更新合同付款台账。

所有与合同付款相关的文件，如《合同付款申请表》、发票、验收报告、审批文件等，应按照公司档案管理制度进行整理和存档，以备查阅。

四、预付款管理

1.对于需要支付预付款的合同，业务部门在申请预付款时应详细说明预付款的必要性、金额计算依据和预计到货/服务完成时间等情况。

2.除了遵循上述合同付款流程外，财务部门在审核预付款时应重点关注供应商/客户的信用状况、合同履行风险以及预付款的回收保障措施。对于信用较差或风险较高的合作方，应谨慎支付预付款或要求提供担保。

3.在预付款支付后，业务部门应密切跟踪合同执行进度，确保供应商/客户按照合同约定履行义务。如发现异常情况，应及时向公司领导汇报，并采取相应措施，如暂停后续付款、要求退款等。

五、分期付款管理

1.对于分期付款的合同，业务部门应在每次付款前按照合同约定的付款节点和条件发起付款申请。付款申请中应明确本次付款是第几期、付款比例、累计付款金额等信息。

2.财务部门在审核分期付款申请时，除了常规审核内容外，还应核对前期付款情况，确保累计付款金额不超过合同约定。同时，关注合同执行过程中的质量、进度等问题，如有问题应根据合同条款和实际情况决定是否暂停付款或调整付款金额。

3.业务部门和财务部门应建立分期付款的跟踪机制，对整个合同执行期间的付款情况进行全程监控，确保公司权益得到保障。

六、特殊情况处理

1.逾期付款

若因公司资金紧张或其他原因导致合同付款逾期，业务部门应及时与合作方沟通，说明逾期原因和预计付款时间，并取得对方的谅解。

同时，财务部门应制定逾期付款的应对方案，如调整资金安排、协商延期付款利息等。对于可