2016 弗雷德.霍洛基金会项目资金合作伙伴财务管理指南（20份，单面）.docxVIP

弗雷德·霍洛基金会项目合作伙伴财务管理指南

2016年1月

为规范和加强弗雷德.霍洛基金会中国项目财务管理，确保项目顺利实施，根据中国相关财务法规，结合弗雷德.霍洛基金会国际项目财务管理条例，特制定弗雷德.霍洛基金会中国项目财务管理指南。

前言

合作伙伴医院在使用弗雷德.霍洛基金会项目资金时应遵循以下原则：

1.弗雷德.霍洛基金会的任何资金不能用于非法或不正当的目的。

2.所有的财务开支必须准确的记账和入账。在任何情况下都不能建立和持有秘密账目，所有支出都必须公开透明。

3.提交给弗雷德.霍洛基金会财务资料必须准确、完整、即时、并符合弗雷德.霍洛基金会的相关要求。

4.项目资金的使用必须遵守双方协议规定，具体为：

4.1.项目经费必须用于协议规定的活动内容。只有因协议活动而产生的费用单据才能作为报销依据.。

4.2.各项活动的总费用必须和协议相一致。报销的总费用不能超出预算，每项费用的支出必须合理，且尽量节约，高效。

4.3项目经费的报销必须结合项目活动指标的完成情况，即只有在完成了协议约定的活动指标时，才能报销相应的项目经费。

5.在通常情况下，为尊重捐款人的意愿，基金会资助的经费将避免用于招待费（这里的招待费是指礼品，娱乐场所消费以及旅游景点门票等）。如有招待，费用开支由医院自行承担。

6.基金会不承担任何形式的有偿新闻开支。（例如：记者采访劳务费，红包等）

目录

项目资金的拨付

提交项目资金使用及结余情况

对捐赠的固定资产管理

对项目资金监督和审计

项目资金的拨付

合作伙伴每季度最后一个月25日之前填写《季度拨款申请表》，（具体格式见附件3）列明下一季度将要开展的项目活动及所需项目资金的金额。

弗雷德.霍洛基金会根据协议和《季度拨款申请表》，结合合作伙伴结余资金情况，按计划把项目资金拨付给合作伙伴。合作伙伴收到项目资金后，开出行政事业单位收款收据。

合作伙伴在收据上付款单位这一栏注明“弗雷德˙霍洛基金会(澳大利亚)昆明代表处”，并加盖财务章。将收据及相应的报账材料寄至霍洛基金会昆明代表处。

提交项目财务报账资料

合作伙伴应为项目资金设立专门的账页,记录项目资金的收入、使用及结余情况.

合作伙伴应于每月向弗雷德.霍洛基金会提交电子版的项目资金报账明细表（明细表格式详见附件4）,以及每季度提交纸质版的报账材料用于向基金会反馈项目资金的收入、使用及结余情况.

项目经费必须用于拟定的活动内容，只有因协议活动而产生的单据才能作为报销依据.

弗雷德.霍洛基金会对每项活动所需要提供的证明文件和相应的费用标准都有详细规定，（详见附件1）合作伙伴应严格遵守。

弗雷德.霍洛基金会对每项费用所需要提供的费用单据都有详细规定，（详见附件2）合作伙伴应严格遵守。详细规定中所指的发票和行政事业单位收据必须注明单位名称、填制日期、经济业务内容、计量单位、数量、单价、金额；金额大小写必须一致，不得涂改和挖补；发票和行政事业单位收据必须带税务局监制章或财政监制章，并盖有出票方财务专用章或发票专用章。

所有报销单据原件存在合作伙伴财务部门，如需要合作伙伴向基金会提供报销单据的复印件时，请予以配合。未在合作伙伴财务科入账的报销单据，不得拿到霍洛基金会来报账。具体步骤如下：

合作伙伴应先由经办人在报销单据（发票、收据、领条等或费用报销单等）上签字。

然后由合作伙伴财务科、领导签字，财务科填制记账凭证.(财务科不得将其他与项目资金无关的原始凭证填制在一张记账凭证上.)

合作伙伴财务科入账后,将记账凭证及所有报销单据装订保存好，然后根据费用填写项目资金报账明细表（附件4），并加盖单位财务章。

需要提供报销单据复印件时，合作伙伴财务科在记账凭证及报销单据复印件上注明“此件与原件相符”字样，并加盖财务章。

每月25日前向弗雷德.霍洛基金会提交当月电子版的项目资金报账明细表（明细表格式详见附件4）,每季度最后一个月28日前将当季度所有纸质版的项目资金报账明细表及收据一起邮寄至霍洛基金会。

当月发生的费用，合作伙伴应于当月及时在财务入账。

合作伙伴如未按霍洛基金会的要求及时提交弗雷德.霍洛基金会项目资金报账明细表，基金会将暂缓拨款。

当年年底发生的费用，合作伙伴应在医院财务科结账之前报销，不得提交跨年度票据报销申请。

(提醒:1.为方便复印，所有签字最好在报销单据的正面而非反面。2最好在报销单据上注明对应的活动名称，以利于以后填写弗雷德.霍洛基金会项目资金报账明细表。3因考虑到有些费用支出如出差报销原始单据较多,粘贴好后不方便复印,所以应将原始票据先复印后,再进行粘贴)4.一张记账凭证上只反映一项活动发生的费用，不要在同一张记账凭证上反映两项以上不同活动发生的费用，以便于基金会在整个项目结束后按活动对费用单据重新归档）