WPSM701(9.0）《符合证明》审核发证.docx

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《符合证明》审核发证工作程序

WorkingProcedurefortheAuditandCertification

of‘DocumentofCompliance’

目录

目的

适用范围

参照文件

定义和缩写

职责

申请受理及评审

7．审核准备

8.审核实施

9．审核监控与测量

10．审核信息和文件管理

11．DOC的失效、恢复和补发

12.支持性文件

13.记录和归档

14.附录

版本号

修改页次

修改原因

9.0

全部页数

全面修订

编写

审核

会签

批准

批准日期

陈杰军

单学军

王晨

孙峰

2015.12.18

目的

本程序规定了本社进行船舶管理公司“安全管理体系”审核及签发《符合证明》(DOC)的职责、任务、步骤及要求。旨在确保上述审核发证工作符合ISM规则、本社《船舶安全管理体系认证规范》(以下简称规范)、IACS程序要求以及船旗国政府的要求。

适用范围

本程序适用于本社依据ISM规则和船旗国政府要求，代表已授权的船旗国政府主管机关(以下简称主管机关)，对管理悬挂该国船旗的船舶的公司进行ISM规则要求的“安全管理体系”审核发证工作。公司自愿申请ISM认证并签发自愿DOC证书适用于本程序。

参照文件

《国际船舶安全营运和防止污染管理规则》（ISM规则）

本社《船舶安全管理体系认证规范》

国际船级社协会ISM规则发证程序要求(IACSPRNo.9)

本社《管理体系手册》

《不合格处理程序》（WPQM802）

《服务过程中的质量监控和测量程序》（WPQM805）

《记录控制程序》(WPAR403)

定义和缩写

本社《管理体系手册》和《船舶安全管理体系认证规范》的定义和缩写适用于本程序。

须知：指审核员须知。

分社：指接受审核申请并予以实施的国内二级分社和海外区域中心或其授权实施审核发证的下设机构。

申请人：向本社递交审核申请的船舶管理公司或其代理人。

职责

总部认证管理处

负责公司SMS审核发证工作的统一管理、监控和指导。

根据程序文件要求参与公司DOC审核的附加评审。

负责按程序文件要求对公司审核服务进行测量；负责在初次、认证转移时签发全期DOC（包括自愿DOC），并为DOC覆盖的船舶签发DOC副本。

负责处理分社上报的在审核中遇到技术问题。

负责按程序文件要求在必要时对分社的审核工作进行现场监控。

负责与主管机关联系，并及时向主管机关/其他有关方报送公司审核信息和/或审核文件。

负责SAMIS数据库功能设计、开发和维护。

分社

负责组织实施辖区公司DOC的审核。

负责按程序文件要求对公司审核服务进行测量；负责签发临时DOC和换发全期DOC（包括自愿DOC），并为DOC覆盖的船舶签发临时/全期DOC副本。

接受总部认证管理处有关审核的查询/监控，并按总部认证管理处要求报告审核情况。

二级分社和海外区域中心可制定相关须知文件，授权下设机构实施审核发证工作，并确保本程序文件要求在本单位及下设机构有效实施。

审核组

审核组长职责：

负责文件评审工作，准备审核资料、核对拟签发证书信息正确；

编写审核计划；

组织并实施现场审核，负责协调内外部沟通；

按计划执行现场审核，收集客观证据，填写现场审核检查表相应内容，编写SMS文件评审发现项记录和SMS发现项记录；

确认严重不合格降级措施，并在审核结束前验证其实施有效性；

确认不合格纠正措施计划；

组织召开首末次会议，明确报告审核结果以及不合格和观察项；

签署证书；

记录并向分社认证主管部门报告在执行审核时遇到的重大问题；

编写审核报告，负责SAMIS审核信息的输入和维护；当审核组长非公司所在辖区分社人员时，由辖区分社负责完成审核信息维护工作，审核组长予以配合。

验证不合格纠正证据，验证通过后予以关闭。

审核组成员职责

配合审核组长的审核工作；

按计划执行现场审核，收集客观证据，填写现场审核检查表相应内容；

向审核组长报告审核情况，编写SMS发现项记录；

审核组长布置的其他审核工作。

申请受理及评审

申请方可通过CCS网上申请系统或通过书面传真、邮件方式向公司所在辖区分社提交申请，申请书应使用本社统一制定的格式填写[中文格式为RWPSM701-A，英文格式为RWPSM701-A(E)]，同时递交附件材料(见申请书备注栏)。

分社接到申请后，应及时向申请方反馈并进行登记和评审。：

接到申请后的1个工作日内应向申请方反馈已收到申请，除须向船旗国提交申请和需上报总部的情况外，应及时反馈申请方是否接受申请。

对仅管理非CCS级船舶的公司首次申请本社进行DOC审核，需请示总部同意后方能接受审核申请。

在正式接受新公司临时审核申请前，辖区分社可安排审核员对公司进行预访问，向公司介绍我社的审核发证流程和相关要求，