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存货管理制度及流程

一、制定目的及范围

存货管理是企业运营中至关重要的一环，合理有效的存货管理可以提高资金利用效率，降低运营成本。为此，制定本制度旨在规范存货管理流程，确保存货的合理配置与高效周转。本制度适用于公司所有部门涉及的存货管理，包括原材料、在制品及成品的采购、入库、存储、出库及盘点等环节。

二、存货管理原则

1.存货管理需遵循“及时、准确、经济”的原则，确保存货的及时供应与合理控制。

2.存货的采购应基于实际需求，避免过度囤积造成资金浪费。

3.各部门应根据生产计划与市场需求，定期调整存货水平，确保存货结构合理。

4.需建立库存预警机制，及时发现并处理库存过剩或短缺问题。

三、存货管理流程

1.存货需求预测

各部门需依据市场分析与生产计划，定期提交存货需求预测。需求预测应包括所需物品的名称、规格、数量及预计使用时间。

需求预测应按季度进行调整，确保数据的准确性与时效性。

2.采购申请与审批

2.1申请流程：各部门依据需求预测填写“采购申请单”，并向仓库核实库存情况。

2.2审批流程：采购申请需经部门负责人审核，确认后下发至采购部进行集中采购。

3.供应商选择与询价

采购部应依据采购需求，选择合适的供应商进行询价。询价过程中，应至少与三家供应商联系，以获取合理的市场报价。

询价结果需记录在“询价记录表”中，并附上供应商资质文件。

4.采购合同签订

在选择供应商后，采购部需与供应商签订正式采购合同，合同中应明确采购物品的规格、数量、价格及交货日期等条款。

合同签订后，需将合同复印件存档，以备后续查验。

5.入库管理

5.1验收流程：货物到达后，仓库人员需进行验收，检查货物的数量与质量是否符合合同要求。

5.2入库登记：验收合格的货物应及时登记入库，填写“入库单”并更新库存管理系统。

5.3不合格处理：如发现货物存在质量问题，需及时与供应商沟通，处理退货或换货事宜。

6.存储管理

6.1库房管理：物品应按类别、规格合理存放，确保便利取用与有效管理。

6.2库存盘点：定期进行库存盘点，盘点结果应与库存管理系统数据进行对比，发现差异及时查明原因。

6.3库存预警：设置库存预警线，当库存低于安全库存时，需及时发出预警，启动补货流程。

7.出库管理

7.1出库申请：各部门在需求物品时需填写“出库申请单”，并说明用途及数量。

7.2审批流程：出库申请需经过部门负责人审核，确保出库物品符合实际需求。

7.3出库登记：出库时，仓库人员需填写“出库单”，并在库存管理系统中更新库存数据。

7.4物品交接：出库物品需由接收部门人员签字确认，确保物品交接的准确性。

8.存货报废与处理

8.1报废申请：对超过使用期限或质量不合格的存货，各部门需填写“报废申请单”。

8.2审批流程：报废申请需经过部门负责人及财务部审核，确认后方可进行报废处理。

8.3处理方式：报废物品可通过捐赠、回收或销毁等方式处理，处理结果需记录在案。

四、备案与文档管理

所有存货相关的单据（采购申请单、入库单、出库单、报废申请单等）需按类别归档保存，确保信息的可追溯性与透明度。存货管理相关数据应定期汇总，供管理层分析与决策。

五、存货管理职责

1.各部门职责：各部门需严格遵循存货管理流程，定期反馈存货使用情况，确保存货的合理使用与管理。

2.仓库人员职责：仓库人员需负责物品的入库、出库、库存管理及盘点等工作，确保数据的准确性与完整性。

3.采购部门职责：采购部门需对市场行情进行分析，合理选择供应商，确保采购的物资质量与成本控制。

六、流程反馈与改进机制

存货管理流程需定期进行评估，依据实际操作情况进行优化。各部门可提出流程改进建议，以便于流程的不断完善。公司管理层应定期召开会议，讨论存货管理中存在的问题及改进措施，确保流程的高效、顺畅。

通过上述制度与流程的实施，能够有效提升存货管理的规范性与科学性，促进企业资源的合理利用与价值最大化。