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进货查验记录管理制度

一、目的

为了规范进货查验工作，确保公司所购商品的质量和安全性，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有进货查验工作，包括采购、验收、入库等环节。

三、职责分工

1.采购部门：负责采购商品的质量把关，确保采购的商品符合国家标准和公司要求；

2.验收部门：负责对采购的商品进行质量检验，确保商品质量合格；

3.入库部门：负责将验收合格的商品入库，并对入库商品进行标识、分类、存放等管理。

四、进货查验流程

1.采购部门根据采购计划，选择符合要求的供应商，签订采购合同；

2.采购部门对供应商提供的商品进行初步检验，确保商品符合国家标准和公司要求；

3.验收部门对采购的商品进行质量检验，包括外观、规格、数量、包装等方面的检查，确保商品质量合格；

4.验收合格的商品由入库部门进行入库管理，包括标识、分类、存放等；

5.对验收不合格的商品，由采购部门与供应商协商退货或换货。

五、记录管理

1.采购部门应建立采购商品档案，记录商品的基本信息、采购合同、供应商信息等；

2.验收部门应建立验收记录，记录商品的验收结果、验收时间、验收人员等信息；

3.入库部门应建立入库记录，记录商品的入库时间、入库数量、存放位置等信息；

4.所有记录应按照国家相关法律法规和公司内部管理要求进行保存，保存期限不少于两年。

六、监督检查

公司相关部门应定期对进货查验记录进行监督检查，确保记录的完整性和准确性。

七、附则

本制度自发布之日起实施，由公司相关部门负责解释。

八、进货查验标准

1.采购部门应根据公司业务需求，制定详细的采购标准和验收标准，确保采购的商品符合公司要求；

2.验收部门应根据采购标准，对采购的商品进行严格的质量检验，确保商品质量合格；

3.入库部门应根据商品特性和公司要求，对入库商品进行分类、标识、存放等管理，确保商品安全、有序。

九、供应商管理

2.采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确双方在商品质量方面的责任和义务；

3.对存在质量问题的供应商，采购部门应采取相应的措施，如暂停采购、降低采购比例等，确保公司利益。

十、员工培训

1.公司应定期对采购、验收、入库等相关岗位的员工进行培训，提高员工的专业技能和责任意识；

2.培训内容应包括进货查验标准、质量检验方法、记录管理等方面的知识；

3.员工培训应纳入公司人力资源管理体系，作为员工晋升和绩效评估的依据。

十一、奖惩制度

1.对于在进货查验工作中表现优秀的员工，公司应给予表彰和奖励；

2.对于在进货查验工作中存在失职、渎职行为的员工，公司应依据情节严重程度给予相应的处罚，包括但不限于警告、记过、降职、解除劳动合同等；

3.奖惩制度应公开、公平、公正，确保员工权益。

十二、改进与反馈

1.公司应定期对进货查验记录管理制度进行评估和改进，以适应公司业务发展和外部环境变化；

2.员工可就进货查验工作中的问题和建议向相关部门反馈，相关部门应认真听取并积极改进；

3.改进与反馈应纳入公司内部管理机制，确保进货查验工作不断优化。

十三、附则

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或修改。本制度的修改和解释权归公司所有。

十四、应急预案

1.针对进货查验过程中可能出现的突发事件，如商品质量问题、供应商违约等，公司应制定相应的应急预案，确保能够迅速、有效地应对；

2.应急预案应包括事件报告、责任分工、处理措施、后续跟进等内容，确保各个环节紧密衔接；

3.公司应定期组织员工进行应急预案演练，提高员工的应急处理能力。

十五、信息共享与沟通

1.采购、验收、入库等相关部门应建立信息共享机制，确保进货查验过程中的信息畅通；

2.部门间应加强沟通与协作，确保进货查验工作的顺利进行；

3.公司应建立与供应商的沟通渠道，及时了解供应商的动态，确保采购商品的质量和供应稳定性。

十六、环境保护

1.公司在进货查验过程中，应关注商品对环境的影响，选择环保、低碳的商品；

2.验收、入库等环节应遵循环保原则，减少对环境的污染；

3.公司应积极参与环保活动，提高员工的环保意识，推动绿色采购。

十七、持续改进

1.公司应定期对进货查验记录管理制度进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施；

2.改进措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效提高进货查验工作的质量和效率；

3.公司应鼓励员工提出改进建议，共同推动进货查验工作的持续改进。

十八、法律合规

1.公司在进货查验过程中，应严格遵守国家相关法律法规，确保商品质量符合国家标准；

2.公司应关注法律法规的动态变化，及时调整进货查验记录管理制度，确保合规性；

3.公司应积极配合政府部门的监督检查，确保进货查验工作的合法性。

十九、附