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非营利组织文书收发管理流程

第一章总则

为规范非营利组织文书的收发管理，确保文书的安全、完整与有效利用，制定本流程。文书收发管理是组织日常运作的重要环节，涵盖了各类文件的收集、分发、归档及查询等过程，涉及组织内部各部门及外部相关单位的协调与沟通，有助于提升工作效率，保障信息的及时传递。

第二章适用范围

本流程适用于组织内部所有部门及员工，涉及文书的收发、传递、归档等工作。适用的文书包括但不限于通知、报告、协议、会议纪要、项目申请等。所有与文书收发相关的人员均需遵循本流程。

第三章文书收发管理职责

文书收发管理由专门的文书管理部门负责，具体职责包括：

1.负责组织内部文书的收集、登记、传递及归档；

2.确保文书的及时传递和准确分发；

3.保证文书信息的安全，防止信息泄露；

4.定期对文书管理流程进行评估和改进。

第四章文书收发流程

4.1文书收集

文书的收集包括内部和外部文书。内部文书由各部门上报，外部文书通常由文书管理部门接收。收集过程应注意以下几点：

内部文书需由相关负责人签字确认，确保内容的真实性和有效性。

外部文书在接收时应进行登记，记录文书来源、接收时间及相关事项。

4.2文书登记

所有收集到的文书必须进行登记，登记内容包括：

文书标题

文书来源

文书类型

收文日期

登记人姓名

登记后，文书应进行编号，以便于后续的查阅和管理。

4.3文书审核

文书在登记后需经过审核，审核包括内容的合法性、合规性及完整性。审核由相关部门负责人或指定人员负责，需在规定时间内完成。审核通过后，文书方可进入分发环节。

4.4文书分发

文书分发应根据内容和接收单位进行分类。分发过程应遵循以下步骤：

确定接收单位和接收人；

将审核通过的文书按时送达指定部门或人员；

记录分发时间和接收人签字，以确保文书的完整传递。

4.5文书归档

分发后的文书应及时进行归档，归档要求包括：

文书分类整理，按文书类型、日期等进行归档；

归档文书需保持完好，确保信息的完整性；

定期对归档文书进行检查，更新和维护存档情况。

第五章文书管理规范

5.1文书安全管理

文书管理部门需对所有文书进行安全管理，确保信息不被泄露或篡改。具体措施包括：

对敏感文书采取加密存储；

限制非相关人员对文书的查阅和借用；

定期开展文书安全培训，提高员工的安全意识。

5.2文书查阅与借用

员工或外部单位需查阅或借用文书时，必须填写申请表并经过文书管理部门的审核。查阅和借用过程中需遵循以下原则：

借用文书需填写借用登记，注明借用人、借用时间及归还时间；

文书归还后，需进行核对，确认无误后方可归档。

第六章监督与评估机制

为确保文书收发管理流程的有效实施，组织需建立监督与评估机制，具体措施包括：

定期检查文书管理的执行情况，发现问题及时整改；

收集各部门对文书管理流程的反馈，进行总结与分析；

根据反馈结果，适时修订和完善文书收发管理流程。

附则

本流程由文书管理部门解释，自颁布之日起实施。任何对本流程的修订需经过组织内部讨论和批准，确保流程的适用性与时效性。文书收发管理流程的有效实施将有助于提高组织的工作效率和信息管理水平。