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采购预付、分期与延期付款管理办法

在采购环节中，采购付款方式的选择直接影响着企业的采

购成本。因此，制定相关的采购付款管理办法可以降低企业

采购成本，以下是一则采购付款方式管理办法，以供参考。

采购预付、分期与延期付款管理办法

第1章总则

第1条目的

为规范企业采购账款预付、分期、延期付款结算工作，减少

采购风险，避免供应商对企业资金的占压，特制定本管理办

法。

第2条适用范围

1．本办法适用于预付款的申请、审批、执行等工作。

2．本办法适用于提交分期付款申请、支付首付款、按约定

分期付款等工作。

3．本办法适用于延期付款的申请、审批及货款支付等工作。

第3条术语解释

1．预付款是指企业按照采购合同的规定，向供应商预先支

付部分款项，以保证采购物资正常供应。

2．分期付款是指采购部在采购物资投产前，向供应商交付

首付款，在物资生产的不同阶段分期支付剩余货款，在交货

或供应商承担的质量保证期满时付清最后一笔货款的支付

方式。

3．延期付款是指企业在进行大宗交易时，因成交金额较大，

一时难以付清全部货款，在交货后的较长一段时间内分期支

付货款的活动。

第2章预付款管理

第4条预付款的适用情况

除以下三种情况，本企业不得采用预付款的结算方式实施采

购活动。

1．采购合同中明确规定以“先款后货”的方式结算时。

2．为向供应商争取获得更高的折扣优惠，采购部可向上级

主管申请并获得审批后可采取预付款的结算方式。

3．合同中规定超额度进货需先款后货的。

第5条预付款审批

1．采购部与供应商经协商确定采购付款方式为预付采购款

后，经采购部经理审核、总经理审批通过后签订采购合同。

2．采购合同签订后，采购部下达采购订单，并根据采购订

单的预算情况计算预付款额，填写预付款申请“单”，上报采

购部经理、财务部经理审核、总经理审批。

第6条付款

1．预付款申请审批通过后，财务部将预付的货款汇入供应

商账户，保存汇款或付款凭证，通知供应商查收预付的款项。

2．采购物资质量验收后，采购部根据合同规定，要求供应

商开具票据，经财务部校验票据无误后，填写余款的应付款“

清单”，上报采购部经理、财务部经理审核、总经理审批。

3．应付款清单“”经审批通过后，财务部按照相应程序补充付

款，保存付款凭证，采购部通知供应商查收货款并索取发票。

第7条建立预付款台账

1．预付款台账应按照采购物资、供应商名称进行分类登记。

2．当供应商有预付款尾款未清时，采购部应按照货款支出

的先后顺序填列支付金额、余额及付款日期等内容。

3．采购预付款台账中登记的数据应与财务部的相关数据保

存一致，不得扣除已到货但未入库的物资款项。

第8条预付款检查管理

财务部应定期对预付款账户的以下内容进行核对、检查，追

查在预付款操作过程中出现的疑点。

1．核对付款业务是否有对应的采购合同，审查采购合同上

规定的预付款额度是否与预付款实际额度相符。

2．查阅预付款总额和明细账，查看余额是否相符、正确，

必要时可查阅原始凭证和记账凭证。

3．审查预付款业务是否存在虚假行为。

4．审查采购物资的入库记录，查看是否有重复付款的现象。

5．审查预付款明细账的账龄长短及相关的原始凭证、记账

凭证。

第3章分期付款管理

第9条提交分期付款申请

采购部向财务部提交采购资金支付申请“”，在申请中详细列

明采购物资名称、发票号码、采购计划文书和序号等，并随

附采购合同。

第10条支付首付款

1．财务部对支付申请进行审核，审核通过后送交总经理审

批，审批通过后，财务部支付首付款。

2．采购部跟踪财务部付款情况，财务部办理首付款支付相

关手续后，及时通知采购部，便于采购部及时与供应商进行

沟通，查询货款到账情况。

第11条按约定分期付款

1．供应商到货后，采购部组织质量部、仓储部对采购物资

进行验收，经验收合格，采购部向财务部提交采购资金分期“

付款申请”，并随附采购物资验收单。

2．经财务部审批通过后，采购部申领应付账款，及时向供

应商结账。

第12条尾款支付

1．财务部、采购部可根据采购合同中的约定，在供应商物

资验收合格后或供应商承担的质量保证期满时支付尾款。

2．如供应商物资验收不合格或在供应商承担的质量保证期

内，物资出现质量问题，采购部、财务部应及时与供应