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时候适合用通知函
尊敬的XX公司领导：
您好！
感谢贵公司长期以来对我们公司的信任与支持。在此，我们特以书面形式向您通知一项重要事宜，以确保您能及时了解相关情况并作出相应的安排。
一、事宜背景
近期，根据我国相关政策和行业规定，为更好地保障广大客户的权益，我公司决定对现有产品及服务进行优化升级。在此过程中，部分业务将受到一定程度的影响。为确保贵公司正常运营，特此通知。
二、具体安排
1.我公司将于XX年XX月XX日至XX年XX月XX日
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