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2024年公司体系文件管理制度(5篇)

目录

第1篇物业管理公司体系文件控制程序

第2篇物业管理公司体系文件－危险作业管理办法

第3篇物业管理公司体系文件－公用设施和服务过程的标

识

第4篇物业管理公司体系文件－纠正和预防措施实施程序

第5篇物业管理公司体系文件－服务策划控制程序

物业管理公司体系文件控制程序

物业管理公司体系文件控制程序

1.目的

为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处

理提供指引,保证文件受控。

2.范围

适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和

控制。

3.职责

3.1相关部门/岗位职责

部门/岗位工作内容频次/时间

总经理审批《质量手册》2个工作日

管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指

导书和《体系文件下发明细》2个工作日

品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文

件下发明细》,审批质量记录表格5个工作日

管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文

件编制/更改申请

负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

持续

品质管理部保管体系文件正本及培训

检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个

工作日内

及时

各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发

放后7个工作日内培训

3.2文件编制、更改、审核、审批权限

文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总

经理

程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理

管理者代表

作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部

经理管理者代表

质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部

人员品质部经理

体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理

管理者代表

注:1、审核、审批人不得与编制/更改人相同,但审核、

审批人可为同一人;

2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导

文件及表格,须由管理者代表审核和审批。

4.方法和过程控制

4.1重要说明:为进一步明确质量管理体系文件的受控

状态,受控章在文件左上角的为体系文件正本,受控章在文

件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制

管理

4.2体系文件的版本控制

4.2.1未经修改的文件版本号为a/0,修改一次版本

号升为a/1,当版本号从a/9升级时,则升为b/0,依此

类推。当对体系文件进行全面修改时,即使修改次数未达到9

次,版本也要全面改版(如从a→b、b→c……)。

4.2.2文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修

订页的版本号,如文件某一页的版本号升至a/9,则该页再

次修改升级时,文件全部页的版本号升为b/0。

4.2.3若文件更改后增加或减少页数,则各页均按原最

高版本号的页统一升级为相同的版本号。

4.3体系文件的编制、更改

4.3.1文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规

定的格式和编号方法进行。

4.3.2动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请

表》,经管理处/部门负责人确认后,报品质管理部。集中编

制/更改时可只填写一个编制/更改申请表,经管理者代表审

批。

4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日

期开始生效执行。

4.4体系文件的分发

4.4.1新编或更改的体系文件,由品质管理部加盖红色

受控印章后,填写《文件发放签收表》,按《体系文件下发

明细》分发给相关部门(零星编制或修改的质量记录表格可

通过内部邮件系统发送到各部门,不须填写《文件发放签收

表》,作废表格不须交回品质管理部)。

4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更

换并将旧文件加盖作废章后送交品质管理部。品质管理部

负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质

管理部保存至少三年。

4.4.3新部门成立时,应及时到品质管理部申请领取体

系文件。