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关于应用型本科院校档案信息化建设的几点

思考的论文

教育理论论文

论文摘要：应用型本科院校档案信息化建设是档案工作适应社会与学校发展的必然趋势。针

对高校档案信息化建设存在的若干问题，可以从建立和完善制度，改变传统思维方式，更新

档案管理理念，培养专业化队伍以等方面解决。

论文关键词：应用型档案建设信息化

随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也

直接决定了档案管理与利用工作的质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其

信息化建设得到了较快的发展，但由于档案信息化管理制度不健全、档案人员的思想观念落

后及综合素质和专业技能不高等自身条件的限制，如何做好高校档案信息化建设，使其能够

结合高校档案工作实际，结合实际工作，对这一工作进行了思考。

一、应用型本科院校档案信息化建设必要性

（一）大量数字化档案信息形成的需要。传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其

档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电

子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的

档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建

设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。

（二）实现档案管理模式优化的需要。随着数字化校园的建设与实施，档案信息化建设

可以实现网上归档，将处理完毕的文件资料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中

进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全

程控制。WWw..CoM

（三）经济社会科技发展的需要。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全

国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”列入其中，高校档案信息化建

设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文

件、通知、规章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式进行网上发布，高校档案工作

只有适应这样的发展趋势，才能做到与时俱进、同步发展，才能适应。

二、应用型本科院校档案信息化建设存在问题

（一）档案信息化建设中的相关制度与法律不健全。目前，有一些关于电子文件的法律

法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办

法》、《电子文件归档及管理规范》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等

法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够

合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。

（二）档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高。由于高校档案机构的档案

人员大都为年龄较大、学历层次较低的人，所以他们的科学文化知识有限，接受新事物的心

态相对比较保守。面对信息化趋势，他们不能很快适应信息化的要求，甚至干脆还用传统的

方法来进行档案工作。还有一些档案人员对高校档案信息化的理解不够准确，他们认为只要

购置和使用了现代化的计算机设备以及其他现代办公设备，就代表我们已经实现高校档案信

息化了。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在

信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前

大有扩充。然而，在目前的环境下，许多高校档案管理人员缺乏信息网络技术和计算机技术

技能，他们有的甚至不会电脑的基本操作，这必然阻碍高校档案信息化建设。

三、应用型本科院校档案信息化建设措施

（一）建立和完善档案信息化建设的制度。高校领导要提高制度建设对档案信息化建设

工作意义的认识。在增强自身档案信息化意识的同时，要认识到档案管理制度是贯彻落实高

校档案信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展、完成各项工作计划和目标的

保障。高校领导要组织相关人员建立一套切实可行、符合本校实际的档案管理规章制度，健

全高校档案制度体系，确保高校档案信息化建设的各方面都有法可依、有章可循。同时，要

加强规章制度的执行力度，确保档案管理体系的有效运行。

（二）树立档案工作者正确意识。高校在培养档案信息专门人才过程中，必须使档案工

作者改变传统的思想观念，使自己能按照档案工作现代化的要求自觉学习和更新知识，运用

现代技术和信息技术于档案管理工作