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旅游咨询公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强公司合同付款管理，规范付款流程，合理控制资金支出，保障公司业务的正常开展，特制定本办法。本办法适用于公司内所有涉及合同付款的业务活动。

2.合同付款管理应遵循合法合规、严格审批、按约支付、注重效益的原则，确保每一笔付款都有依据、有流程、符合公司财务规定和相关法律法规要求。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责发起合同付款申请，根据业务开展情况及合同约定，准确填写付款申请单，提供必要的合同相关文件、发票以及证明付款合理性的其他材料。

2.对付款事项的真实性、准确性和必要性负责，跟进合同执行进度，确保满足合同约定的付款条件后再提交付款申请。

3.协助财务部门解答有关合同付款业务方面的疑问，配合做好付款后续的确认、对账等相关工作。

（二）财务部门

1.负责审核付款申请，从财务合规性角度，审查付款申请单的填写是否规范、所附资料是否齐全、付款金额是否准确、是否符合预算安排以及是否符合相关财务制度等。

2.根据合同约定和公司资金状况，合理安排付款计划，确保资金的有效调配和正常周转。

3.负责具体的付款操作，包括选择合适的付款方式（如银行转账、支票等），准确录入付款信息，进行账务处理，并及时记录和跟踪付款情况，确保付款安全、准确到账。

4.定期与业务部门及合作方核对账目，防范付款风险，保障公司财务数据的准确性。

（三）审批部门/人员

1.根据公司授权体系，各级审批人员负责对合同付款申请进行审批，重点审查付款的必要性、合规性以及是否符合公司整体利益等。

2.审批人员应在规定的时间内完成审批流程，对于存在疑问的付款申请，应及时与业务部门和财务部门沟通核实后再做出审批决定。

三、合同付款流程

（一）预付款项

1.业务部门依据与合作方签订的合同，在合同约定需支付预付款时，填写《预付款申请单》，详细注明合同名称、编号、合作方信息、预付款金额、预计结算时间以及预付款支付的依据等内容，并附上合同复印件、相关业务说明等必要资料。

2.财务部门收到《预付款申请单》后，对申请单及附件进行审核，重点核对预付款金额是否与合同约定一致、支付依据是否充分、是否已列入预算等，审核通过后提交至相应审批人员进行审批。

3.审批人员根据审批权限对预付款申请进行审批，审批通过后，财务部门按照规定的付款方式及时办理预付款支付手续，并将付款凭证等相关资料妥善归档保存。

（二）进度款支付

1.业务部门负责跟踪合同执行进度，在达到合同约定的进度款支付条件时，填写《进度款支付申请单》，除了填写基本合同信息外，需详细说明合同执行进展情况、已完成的工作量、本次申请支付的进度款金额计算依据（如按比例、按阶段成果等），并附上相关的业务成果证明材料（如项目报告、服务交付清单等）以及发票。

2.财务部门接到《进度款支付申请单》后，进行财务审核，包括审核申请支付金额与已完成工作量是否匹配、发票是否合规有效、是否符合预算和财务规定等，审核无误后提交审批。

3.审批人员依据业务实际情况及公司审批流程对进度款支付申请进行审批，批准后，财务部门安排付款，并做好后续账务处理及资料归档工作。

（三）结算款支付

1.合同执行完毕，业务部门对合同执行情况进行全面梳理和验收，确认满足合同全部条款要求后，填写《结算款支付申请单》，注明合同总金额、已支付款项情况（包括预付款、进度款等）、本次结算款金额，同时附上合同验收报告、最终业务成果文件以及全额发票等资料。

2.财务部门审核《结算款支付申请单》及附件，核对各项金额、验收情况以及发票完整性等，审核通过后报送审批。

3.审批人员对结算款支付申请进行严格审批，审批通过后，财务部门办理最终结算款的支付，确保合同款项结算清晰准确，并完成整个合同付款的账务归档，与业务部门共同做好合同执行情况及付款情况的总结分析工作。

（四）特殊情况付款

1.对于因合同变更、违约赔偿等特殊情况产生的付款需求，业务部门需提供详细的情况说明、相关变更协议或违约处理文件等资料，填写专门的《特殊情况付款申请单》，按照上述类似的审核审批流程进行操作，确保特殊付款事项有理有据、合规合理。

2.在遇到紧急付款情况（如合作方提出的合理紧急资金需求且符合合同约定、公司业务紧急需要等），业务部门可发起紧急付款申请，说明紧急原因和必要性，但需在最短时间内补齐正常付款流程所需的全部资料，并按照规定完成后续审核审批及付款记录等工作。

四、付款方式及要求

1.公司合同付款原则上采用银行转账方式进行支付，以确保付款安全、可追溯，减少现金支付带来的风险。对于特殊情况确需使用支票等其他支付方式的，需经过财务部门负责人及相关领导审批同意后实施。

2.在进行银行转账付款时，财务人员应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保款项准确无