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合同管理制度及流程

一、制定目的及范围

合同管理制度旨在提高公司合同的管理效率与合规性，降低法律风险，确保合同履行的顺利进行。本制度适用于公司内所有合同的制定、审批、执行及变更，涵盖销售合同、采购合同、服务合同及其他相关合同。

二、合同管理原则

1.合同管理应遵循合法合规、诚信原则，确保所有合同内容符合法律法规的要求。

2.各类合同必须经过严格的审核流程，确保合同条款的合理性与完整性。

3.合同签署后，相关部门需共同负责合同的执行与变更，确保合同履行的有效性。

三、合同管理流程

1.合同起草

合同由相关业务人员根据业务需求进行初步起草。起草时需参考公司合同模板，确保涵盖必要条款。业务部门应明确合同的基本信息，包括合同名称、双方当事人、合同标的、合同金额、合同期限及其他重要条款。

2.合同审核

3.合同审批

合同审核通过后，需提交公司管理层进行审批。审批流程应根据合同金额及重要性进行分类，设定不同的审批层级。审批过程中，管理层需评估合同的商业合理性及风险，确保合同符合公司的整体利益。

4.合同签署

合同审批完成后，进入签署阶段。双方当事人应在合同上签字，并加盖公司公章。签署完成后，原件应妥善保管，并进行复印存档。合同的电子版应上传至公司合同管理系统，便于后续的查询与管理。

5.合同执行

合同签署后，相关部门需根据合同条款进行执行。执行过程中，各部门需密切关注合同履行进度，确保按时按质完成合同约定的事项。若遇到履行问题，需及时沟通解决，并记录相关情况。

6.合同变更

合同执行中，如需对合同进行变更，应由业务部门提出变更申请，并附上变更理由。法务部门需对变更内容进行审核，确保变更的合法性与合规性。变更经审批后，双方当事人应签署变更协议，变更协议与原合同具有同等效力。

7.合同终止

合同履行完毕后，相关部门需进行合同的终止登记。若因特殊情况需提前终止合同，需按照合同条款的约定进行处理。合同终止后，需对合同履行情况进行总结，并进行归档。

8.合同档案管理

所有合同及相关文件应进行分类管理，确保合同档案的完整性与可追溯性。合同管理系统应定期备份，确保数据安全。合同档案应包括合同文本、审核意见、审批记录、变更协议及履行记录等。

四、合同管理职责

1.业务部门：负责合同的起草、执行及变更申请，及时反馈合同履行情况。

2.法务部门：负责合同的审核、变更审核及法律风险评估，提供法律支持。

3.管理层：负责合同的审批，确保合同的商业合理性与风险控制。

4.财务部门：负责合同相关的款项支付及财务审核，确保合同执行的财务合规性。

五、合同管理的风险控制

1.法律风险：定期对合同条款进行评估，确保符合最新的法律法规，降低法律风险。

2.商业风险：在合同签署前，对合作方的信用进行评估，确保合作的安全性。

3.执行风险：对合同执行过程中出现的问题进行分析，及时制定应对措施，确保合同履行的顺利进行。

六、合同管理的培训与反馈机制

1.培训：定期对相关员工进行合同管理的培训，提高员工的合同意识及管理能力。

2.反馈机制：设立合同管理反馈渠道，鼓励员工提出意见与建议，不断优化合同管理流程。

通过以上制度与流程的建立与实施，能够有效提升公司合同管理的效率，降低合同履行中的风险，确保合同的合规性与有效性。每个环节的清晰与可执行性，将为公司的运营提供有力保障，促进公司业务的顺利进行。