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[企业名称]年会报销说明

尊敬的财务部门领导及相关审核人员：

您好！

为总结过往一年的工作成果、表彰优秀员工、增进团队凝聚力并展望新一年的发展，我司于[年会具体日期]成功举办了年度企业年会。现将此次年会涉及的费用报销事宜，详细说明如下：

一、年会基本信息

1.年会主题：“[年会主题名称]”，旨在契合公司本年度业务突破、团队协作奋进的精神主旨，展现公司积极向上的企业文化氛围。

2.举办地点：[年会举办详细地址，包含场地名称（如XX酒店宴会厅、XX会议中心等）]，该场地依据交通便利性、场地规模与设施配备情况，经多番筛选后确定，能够满足参会人员的活动、用餐及演出等各项需求。

3.参与人员：公司全体员工（共计[X]人）、受邀嘉宾（包含重要客户[X]人、合作方代表[X]人），总参会人数达[X]人。

二、费用明细及报销依据

（一）场地租赁费用

1.金额：场地租赁总费用为[X]元，已支付[X]元定金，尾款于年会结束后[X]个工作日内结清，有场地租赁协议及相应付款凭证为证。协议明确规定租赁场地的使用时间（自[起始时间]至[结束时间]）、场地规格（可容纳人数、场地布局及附属设施如舞台、音响设备等使用权限）及费用明细。

2.报销凭证：附场地租赁合同原件、定金收据复印件、尾款支付发票原件，发票内容准确注明“场地租赁服务”，税率及开票信息符合国家税收规定，与合同签订主体一致。

（二）餐饮费用

1.金额：本次年会提供晚宴服务，餐饮总花费[X]元，按照人均[X]元的标准（含菜品、饮品、水果甜品等）制定菜单，充分考虑不同饮食习惯与口味偏好，保障菜品丰富多样、品质优良。此外，为筹备会议期间工作人员加餐、茶歇点心等支出[X]元，确保活动组织高效有序开展。

2.报销凭证：餐饮服务提供商开具正规餐饮发票[X]张，每张发票抬头为公司全称，详细罗列菜品、数量、单价及总价信息，背后附手写餐品清单明细并加盖餐饮商家公章，茶歇费用一并开具对应发票，注明“会议茶歇餐饮服务”字样，确保费用清晰可追溯。

（三）活动布置装饰费用

1.金额：为营造年会热烈喜庆、富有企业特色的氛围，活动布置装饰共计花费[X]元。其中包括舞台搭建（结构搭建、背景板制作安装等）[X]元，依据场地舞台尺寸量身定制，采用高质量材质确保稳固美观；灯光音响设备租赁（专业舞台灯光、音响系统及操控人员服务）[X]元，保障演出环节视听效果卓越；场地周边装饰（气球拱门、彩带、鲜花绿植摆放等）[X]元，融入公司logo与主题色彩元素，彰显企业文化辨识度。

2.报销凭证：与活动布置供应商签订详细服务合同，明确各项布置项目规格、材质、人工服务内容及费用清单，对应取得装饰装修类发票，按照合同项目分类开具，内容准确描述服务事项，如“舞台搭建及装饰服务”“灯光音响租赁服务”等，附带布置前后现场照片作为服务实施证明材料。

（四）节目表演费用

1.金额：年会邀请外部专业表演团队（乐队、舞蹈团、魔术师等）进行节目演出，丰富年会视听盛宴，演出费用总计[X]元。表演团队依据活动主题精心编排节目，演出时长约[X]分钟，涵盖多种艺术形式，极大提升现场氛围与员工参与热情。同时，为鼓励内部员工才艺展示，对参演员工发放礼品奖励（价值总计[X]元），激发员工归属感与积极性。

2.报销凭证：与表演团队签署演出协议，约定演出时间、节目单、人员规模及报酬支付方式，获取其开具的“文化艺术表演服务”发票，员工礼品购置提供正规购物发票，发票后附礼品发放清单，注明礼品名称、规格、领取人员签字确认信息，确保费用流向合规透明。

（五）会议物料费用

1.金额：制作年会所需物料，如定制年会纪念徽章（每人一枚，共计[X]枚，花费[X]元）、活动手册（含公司年度报告、节目流程、参会人员名录等，印刷[X]份，费用[X]元）、抽奖券（设计制作与印刷[X]张，[X]元）以及宣传海报、横幅等（[X]元），物料费用合计[X]元。这些物料对强化年会仪式感、传播公司文化、推动活动顺利开展起到关键作用。

2.报销凭证：物料制作均委托专业印刷设计公司完成，附上与各供应商签订的制作合同，合同详细标注物料规格、材质、数量、单价及总价信息，对应取得印刷品、工艺品制作类发票，发票内容精准对应物料项目，如“徽章定制印刷服务”“宣传资料印刷制作”等，并留存物料设计初稿、定稿电子文档及样品实物照片作为备查依据。

（六）交通及住宿费用

1.金额：部分外地嘉宾受邀参加年会，为其安排交通接送及住宿服务，交通费用（包含租车接送、高铁票、机票预订等）总计[X]元，住宿安排在年会场地附近酒店，按照协议优惠价格预订[X]间房，住宿时长[X]晚，费用共计[X]元，确保嘉宾出行便利、住宿舒适，彰显公司待客诚意。

2.报销凭证：交通费用方面，租车提供运输服务发票，明确行程起止地点、用车时间及