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公司费用报销及审批流程

一、制定目的及范围

为规范公司费用报销管理，提高报销效率，确保财务透明，特制定本流程。该流程适用于所有员工的费用报销，包括差旅费、办公费用、培训费用等，旨在明确各环节的责任与操作规范。

二、费用报销原则

费用报销应遵循合理、合规、透明的原则。所有报销项目必须与公司业务相关，且需提供相应的凭证。报销金额应符合公司规定的标准，超出部分需提前获得批准。

三、费用报销流程

1.报销申请

员工在发生费用后，应及时收集相关凭证，如发票、收据等。填写《费用报销申请表》，并附上所有相关凭证。申请表需包含费用发生的时间、地点、事由及金额等信息。

2.部门审核

报销申请提交后，部门负责人需对申请进行审核。审核内容包括费用的合理性、合规性及是否符合公司政策。审核通过后，部门负责人在申请表上签字确认。

3.财务审核

部门审核通过后，报销申请将提交至财务部门。财务人员需对申请进行进一步审核，确保所有凭证齐全、金额准确，并符合财务制度。财务审核通过后，财务人员在申请表上签字。

4.审批流程

财务审核通过后，报销申请将进入审批流程。根据公司规定，报销金额在一定范围内的可由部门负责人审批，超出范围的需报请更高层管理人员审批。审批人需在申请表上签字确认。

5.报销支付

审批通过后，财务部门将根据申请表及相关凭证进行报销支付。支付方式可选择银行转账或现金支付。支付完成后，财务人员需在申请表上注明支付日期及方式。

6.归档管理

所有报销申请及相关凭证需进行归档管理。财务部门应将审核通过的申请表及凭证复印存档，以备后续查阅。原始凭证应妥善保管，确保信息安全。

四、特殊情况处理

对于特殊情况的报销，如紧急差旅、突发事件等，员工需提前向部门负责人说明情况，并获得口头或书面批准。特殊情况的报销流程可简化，但仍需遵循合理性和合规性原则。

五、报销纪律

1.员工责任

员工应如实填写报销申请，确保提供的凭证真实有效。不得伪造或篡改凭证，违者将受到公司纪律处分。

2.审核人员责任

审核人员需认真审核报销申请，确保每一笔费用的合理性与合规性。对不符合规定的申请应及时退回，并说明原因。

3.财务人员责任

财务人员需严格按照公司财务制度进行审核与支付，确保报销流程的透明与公正。对发现的违规行为应及时上报。

六、反馈与改进机制

为确保费用报销流程的有效性，鼓励员工对流程提出意见与建议。定期组织流程评估会议，分析流程中存在的问题，并进行相应的改进。通过反馈机制，持续优化报销流程，提高工作效率。

七、总结

本费用报销及审批流程旨在为员工提供清晰的报销指引，确保每一笔费用的合理支出与合规报销。通过规范化的流程管理，提升公司财务透明度，促进公司健康发展。