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会议管理系统介绍

系统介绍

会议是开展工作的必要手段，也是解决问题的重要方式。如何对会议尤其是

重要的会议进行科学管理，已经成为政府、机关、企事业单位极为迫切的需求。

会议组织和管理的好，就能顺利达到会议目的；会议重要环节的安排和处理如果

出现问题，则会直接影响会议的质量，甚至造成会议召开的低效和失败。

大型会议和连续召开类型的会议管理是一个非常复杂的过程，这种会议周期

长，会务复杂，会议过程控制难度大，会后需要落实的会议精神和会议任务难以

追踪和控制。如何解决这样的难题，尤其是在负责会议的人员少、人员变动大、

会议多的情况下，会议管理系统就成为必要的管理手段和有效的管理工具。

会议管理系统是在总结了各种类型会议特点的前提下，依据自身创建的全景

管理体系，针对会议管理的特色要求而设计、研发，目的是帮助用户实现会议的

科学管理，高效的完成会前筹备、会中控制和会后跟踪的全过程管理工作。

会议管理系统包括会议计划管理子系统、会议审批管理子系统、会议会务管

理子系统、会议过程管理子系统、会议查询管理子系统、会议统计管理子系统、

会议辅助管理子系统和基础信息管理子系统。

这八大子系统，针对具体的会议管理过程所需要的计划、预算、方案、审批、

通知、报名、请假、会前资料准备、会议室、席次安排、会议召开过程控制、主

持人、发言人、会议投票、会议纪要、会后任务的落实和执行、会后追踪及查询

统计、会议文档、会务的组织和服务等各方面的工作，无论是在会议管理自身的

业务逻辑上还是从会议管理的具体工作开展上，都给予了最科学和最完整的信息

化解决方案。

系统架构

如下图所示，会议管理系统是在汇德业务开发平台的基础上开发实现，平台

化技术保证了系统的稳定性、安全性和可扩展性。会议管理系统将会议的管理工

作分为四种类型，即会议基础信息管理、会议申请管理、会议过程管理（包括会

务、开会、会后管理）和会议查询统计。在此基础上，通过个人工作台、主控工

作台、内网门户网站来实现个人工作、信息的交互窗口。根据用户需要，可提供

接口实现与其它系统的集成和业务整合。

系统功能

1.会议计划管理：会议计划管理是为会议在策划、申请阶段提供的管理工具，

能够帮助会议申请单位有条理地完成计划内会议管理、临时会议管理、会议预算

管理、会议方案管理工作，实现会议的统筹规划、周密计划。

2.会议审批管理：会议审批阶段的所有审批流程进行汇总管理，包括会议计

划审批、临时会议审批、会议预算审批、会议方案审批，以及用户自定义其他审

批流程。会议审批管理子系统使会议组办人员的工作既能得到上级的肯定和支持

又能进行很好的协作，大大提高办事效率，保障会议进程。

3.会议会务管理：帮助会务人员轻松完成参会人员管理、会场设计、席次安排、

会议现场管理、会务费用管理等工作。同时还提供了会务组主页、会务流程、会

务知识库等会务辅助管理工具，并针对具体与会人员设计了会务自助服务管理工

具，使会务组既能统一工作思想、明确分工目标，协同工作，又能发挥主观能动

性，使个人工作保质保量按时完成；

4.会议过程管理：依据会议组办的程序，通过了审批的会议就需要按照既定方案

开展全过程的工作。汇德会议过程管理子系统既有通知报名、会前准备、会中控

制，又有会后的跟进反馈功能，是对某一具体会议全面事务的管理，这是汇德会

议管理系统的功能核心；

5.会议查询管理：通过会议查询管理子系统，用户可以快速、准确地找到所关注

的会议目标，进而掌握会议的进展动向以及相关知识信息，解决会议过程中遇到

的问题，借鉴会议管理经验，实现会议知识的再利用；

6.会议统计管理：会议统计管理子系统是对会议进行宏观管理的工具，通过多角

度的统计得到实时准确的统计数据，从而实现监督和分析的双重作用；

7.会议辅助管理：会议辅助管理是为所有会议的参与者提供的帮助工具，囊括了

主控工作台、常用工具、行政办公、知识管理、人事管理、任务管理以及系统后

台管理；

8.基础信息管理：汇德把会议管理中涉及的下拉列表等需要事先设置好的数据进

行前台化管理，突破了一般软件由系统管理员来维护这类基础信息的模式，通过

权限机制来让基础信息管理简单、方便、可控。

系统价值

提高会议尤其是大型会议的举办效率，通过系统积累的经验和模板管理

来提高会议举办和会议管理的能力，减少重复性工作。

实现科学的会议过程管理，通过系统实现会议计划、会议审批、会前准

备、会务管理、会中管理