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企业防疫物资采购与分配流程

一、制定目的及范围

为确保企业在疫情期间能够及时、有效地采购和分配防疫物资，特制定本流程。该流程适用于所有涉及防疫物资的采购、分配及管理工作，涵盖口罩、消毒液、体温计等防疫物资的采购与分配。

二、采购原则

1.采购应遵循“安全、及时、经济”的原则，确保防疫物资的质量与供应的稳定性。

2.所有采购物资必须来自合法、合规的供应商，确保产品符合国家标准。

3.各部门需指定专人负责防疫物资的采购与管理，确保责任明确。

三、采购流程

1.需求确认

各部门根据实际情况评估防疫物资需求，填写《防疫物资需求申请表》。申请表需包括物资名称、数量、使用部门及使用目的。

需求确认后，部门负责人审核并签字确认。

2.预算审批

需求申请表提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司预算情况，决定是否批准采购。

预算审批通过后，需求申请表返回至申请部门。

3.供应商选择

申请部门负责选择合适的供应商，需至少询价三家，确保价格合理。

选择供应商时，需考虑其资质、信誉及供货能力，确保能够按时交货。

4.采购实施

申请部门填写《采购订单》，并将其与需求申请表一并提交至采购部门。

采购部门审核后，向选定的供应商下单，确保订单信息准确无误。

5.物资验收

物资到货后，申请部门负责进行验收，检查数量、质量及合格证明。

验收合格后，填写《物资验收单》，并将其与采购订单一并存档。

6.入库管理

验收合格的物资由仓库进行入库管理，仓库需更新库存信息，确保物资的可追溯性。

入库后，仓库需定期对防疫物资进行盘点，确保库存准确。

7.分配与使用

各部门根据实际需求向仓库申请分配防疫物资，填写《防疫物资分配申请表》。

仓库根据申请表进行物资分配，并记录分配情况，确保物资使用的透明性。

8.使用反馈

各部门在使用防疫物资后，需填写《物资使用反馈表》，反馈物资使用情况及建议。

反馈信息将用于后续采购决策，确保采购的针对性与有效性。

四、备案与记录

所有采购、验收、分配及使用的相关文档需进行备案，确保信息的完整性与可追溯性。

采购部门需定期整理相关记录，形成采购报告，供管理层参考。

五、采购纪律

1.采购人员需遵循职业道德，不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣。

2.采购过程中如发现任何违规行为，需及时上报，并进行调查处理。

六、流程优化与改进

为确保采购与分配流程的高效性，需定期对流程进行评估与优化。

各部门可根据实际情况提出改进建议，流程管理小组将对建议进行审核，并适时调整流程。

七、总结

本流程旨在为企业提供一套科学、合理的防疫物资采购与分配机制，确保在疫情期间能够高效、及时地满足各部门的防疫需求。通过明确的责任分工、规范的操作流程及有效的反馈机制，力求在保障员工健康的同时，提升企业的整体运营效率。