展览业务详细操作流程介绍.pdf

细心整理

展览业务详细操作流程介绍

一．接洽阶段

获得参展客户信息

上门探望客户

取得客户参展相关资料

明确设计图交付日期

二．设计阶段

及设计师沟通并即时同客户进展展位设计的沟通

向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价

探究客户反应看法并再次修改

交付最终定稿之设计图及工程报价

三．签约阶段

同客户确定工程价格

明确同客户的相互协作要求

签定合同

四．制作阶段

依据部门工作单完成制作及准备工作

支配客户到工厂实地视察制作及准备状况

完成主办、主场、展馆等各项手续

五．现场施工阶段

现场展位搭建

处理现场追加、变更工程

协作客户展品进场

客户验收

六．展会期间及撤场阶段

支配展会期间现场应急效劳和增值效劳

协作客户展品离场

现场撤除

七．后续跟踪效劳

展会的后续总结报告

为客户供应行业会展信息和分析

邀请客户参观公司其他效劳案例

一．工程接洽阶段

1．获得参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。

上届展览会的会刊——一般比拟成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商根本上会接着参展，所以上届

会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图〔可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是

须要特别布置的〕、展商的联系方式和简介〔有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面〕。会刊资料

可以协作现场实景照片进展比拟，重要展会进展拍摄存档〔数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印

编号存档以便利查阅〕。

展会专设网站——比拟有规模的展会根本上建有特地的网页，一般有对下届展会的传播和以往展览的回忆，

有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。

行业资讯媒体——行业资讯媒体比拟熟悉其行业的展会和厂商，有些特地的采访类栏目，类似展会快报的

性质，里面有参展商市场传播方面的负责人信息。

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正在效劳客户的参展商手册和平面图——假如在每次展会上有已经在效劳的客户参展，最好能够通过他们

获得展位平面图〔在为新客户效劳时也要尽可能获得全部展商的平面图〕，上面是最新的参展商，该届展会

的特装客户可以一目了然。

2．上门探望客户:会展行业的业务特别性在于它的客户根本是确定的，只是客户须要选择不同的供应商而

已。许多的客户会进展邀稿竞标，这些是许多展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户须

要通过其他时机再进入。许多时候，的确要参展的特装客户是须要展览效劳的，可以进展登门探望的。

通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户盼望展示的主题，偏爱色调，是否开拓洽谈区，须要

媒介设备等。有些客户会供应他们的公司介绍给展览公司，但即便有对方的公司介绍，通过沟通，业务人

员须要得知其以往的展台状况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。

有些客户通常邀请许多家比稿，但最终选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难辨别。也有

个别客户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，最终自己另外找人

做。目前会展行业比拟混乱，该种状况盼望可以通过及客户沟通能够提前得以觉察。

3．取得客户参展相关资料：假如得到客户的认可，同意为其展览供应筹划设计，通常须要得到客户的以

下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户

标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预

算。

通常不管是何种状况，客户都会供应设计本身须要的资料，但对于展览效劳公司来说，获得客户的费用运

算是最关键的，在投标比稿中尤为重要。有些客户会给一个或许的范围，但有些客户不愿透露，甚至本身

也没有事先有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位照进展比拟，或者把一些展位图给客户参考选

择，并告知其大致费用，请其选择参考。客户一般会选择其风格和价格都比拟接近的展台图

参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够到达入围中标，应当尽可能齐全地从客户那边获得。

展商手册涉及到了展馆的技术参数和规那么要求等。客户要求可从以下几个方面明确：展位构造、展位材

质要求、色调要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。

4．明确设计图交付日期，制定工作准备：同客户明确首稿的交付时间和要求，会同设计师进展支配。对

于大的工程，应当制定一份工作时间明细表，有须要可以提交给