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大家好！欢送各位参加文件管理员培训质量平安部—唐利萍

课程安排第一部分文件的概述第二部分文件管理员第三部分文件的分类第四部分文件的管理第五部分现场模拟

文件的概述文件的含义：信息及其承载媒介。注1：其中媒介可以是纸张，磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。文件的范围：如记录、标准、程序文件、图样、报告、标准等。

文件的概述文件的作用1.增加管理控制功能2.使操作者得到足够的信息3.培训4.增加各种政策、程序解释的一致性5.方便程序的审核及修改6.提供管理效能的证明7.审核的依据〔过程确定、实施及控制〕

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文件管理员文件管理员作用1.文件管理员是质量控制过程中保持文件受控状态的重要人员；2.文件管理员负责相关文件及相关记录的保存、控制和管理，确保文件和记录的平安性和有效性。

文件管理员文件管理员工作职责1.负责本部门受控文件的内存、外发、回收和保管；2.负责对本部门涉及的外来文件进行收发、检查及管理；3.指导部门受控文件更改，更新受控文件修改后状态，做好修改文件的发放、回收和销毁作废；4.定期对本部门文件进行检查和评审〔受控情况、使用状态、适宜性、是否按规定执行等〕；5.协助部门质量师完成内部、外部审核工作；6.协助技术人员完成部门技术文件归档工作；7.负责部门收发文记录工作。

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文件的分类质量体系文件质量手册程序文件三层次文件记录表单

文件的分类工程/产品有关文件技术文件技术规格书、技术协议、要求、图纸等工程管理文件质量方案、工程方案等外来文件影响我公司筹划和运行质量管理体系所需的外来文件。如：工程有关的公文，主要为研究院下发的与我公司工程相关的公文；工程有关的外来科技资料；外来标准资料，包括国家标准、国家军用标准、行业标准等。

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文件管理1.体系文件、日常公文发放管理文件发放发文部门确定文件的发放范围、拟定《发文登记表》〔格式见HFGA/QP4.2-01-1〕，并根据《发文登记表》制作相应份数文件，在每份文件封面注明分发号，并由相应人员签名领取。其中《质量手册》及相应程序文件在文件封面加盖“受控”章。文件收取文件收取人应将收取的文件及时汇入本部门的《收文登记表》〔格式见HFGA/QP4.2-01-2)。

文件管理2.工程/产品有关文件管理〔1〕文件内存文件定稿后工程负责人应填写《文件内存、领用清单》〔格式见HFGA/QP4.2-01-7〕，连同文件定稿、一份正本、电子版文件存在部门文件管理员处，文件管理员在正本封面右上角加盖“受控”印章，编为“00”号，作为以后提供利用的母本。

文件管理2.工程/产品有关文件管理〔2〕文件外发、借阅、回收与保管需对内发放时，领用人员通知文件管理员，提出领用需求，文件管理员填写《文件内存、领用清单》，按文件发放范围制作相应份数文件，并在文件封面右上角加盖“受控”印章，注明分发号，通知相关部门或者人员登记领取。

文件管理〔3〕文件更改的控制文件更改的类型Ⅰ类更改Ⅱ类更改Ⅲ类更改文件修改通知单《设计开发更改申请单》、文件修改通知单

文件管理

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文件管理文件更改的规定1、 文件编制人负责完成对相关文件的更改，文件更改必须依据下发的《文件更改通知单》；2、 更改标记：A. 同版本文件更改：更改标记随更改次数不同用[a]、[b]、[c]……表示。每处的更改标记按阿拉伯数字排序，当只有一处更改时，也要标注阿拉伯数字。如：[a3]表示第一次的第三处更改[c2]表示第三次的第二处更改3、 换版文件更改：工程相关文件换版时，根据换版次数用文件编号中的“/A”、“/B”、……作为更改标记；4、 换版：文件换版表示文件改动量较大，需重新制作，要求在《文件更改通知单》中详细说明文件修改的原那么；内容更改完成后还应在文件的标题栏填写更改标记、数量、修改单号及更改人签名。更改数量的统计方法，对于图样，以每一页更改标记来统计；对于文字性、表格性文件，以整本更改标记数来统计；5、 文件更改通知单应于原文件签署级别相同。

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文件管理文件更改的方式方法A. 划改：将被更改的内容用细线划掉〔被划掉局部的内容应能清晰可见〕，在附近填写更改后的内容，并注明更改标记。例如如下：显控台的尺寸一般采用长╳高╳宽表示。长╳宽╳高[a3]图样更改还应自更改标识引细实线至更改部位，例如如下：B. 换页：编制新页替换原页，编制的新页中应用下划线标识出修改的内容，页码与原页码相同，并在新页