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质量记录管理程序

1.0目的

为了对质量记录进行有效控制管理，以提供产品质量符合规定要求和质量管

理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。

2.0范围

本程序适用于质量体系运行相关的所有记录。

3.0职责

3.1质量记录填报者应对记录的准确性、完整性负责。

3.2质量记录审核者应对记录结果或结论的有效性负责。

3.3各职能部门负责本部门质量记录的编制、填报、分类、整理、保管、归档及

其管理。

3.4品质部是公司记录表单归口管理部门，负责记录表单的编号、汇总。）

4.0程序

4.1质量记录的编制审核批准

由各职能部门根据本部门二、三层次文件的规定，编制本部门质量记录表

格，经部门负责人审批后，将样表报品质部编号并归档受控，方可进行表

格的使用。

4.2质量记录的编制规定

4.2.1编码：

HLLG-QRXXX-XXXX

流水号

要素号

企业缩写代码

①企业缩写代码

VXXXX事业部企业缩写代码为：HLLG。

②要素号

“QRXXX”中的“XXX”为记录表单所对应的ISO/TS16949:2009标准条

款编号。

1

③流水号

记录流水号，从01开始

例：HLLG/QR423-01《文件发放、回收记录表》

4.2.2质量记录的格式如需修改，将修改后经编制部门负责人审批确认的样表

报公司文控员按《文件资料管理程序》处理方可进行新表格的使用，同

时在样表右下角应注明生效日期，旧版停止使用。任何人不得随意改变

表格格式和新旧版本混用。

4.3质量记录的标识方法

质量记录表格应以各质量记录表格编号置于该表格顶端作为标识。

4.4质量记录的填写要求

4.4.1填写人员严格按规定的栏目，完整、准确、如实记录项目的实际情况，要

求字迹工整、清晰。若确有无需填写的栏目，应以“/”划销标注。

4.4.2各部门负责人对审核质量记录结果或结论的正确有效性负责。

4.4.3质量记录原则上不允许更改，若有少量的更改，必须经主管负责人确认后，

采取划改形式并由填报人签署，否则视为无效记录。

4.4.4各部门应培训员工正确填写质量记录并熟悉其传递路径。

4.4.5质量记录应按规定途径传递至相关部门/人员填写，并确认后直至完成。

4.5质量记录的收集与保存

4.5.1各部门指定专人负责本部门完成的质量记录的收集与保存。

4.5.2质量记录应系统地收集分类保存，索引后归档，以便快速存取查阅。

4.5.3质量记录应储存在适当的环境妥善保存，以防止受潮、损坏、变质及遗失。

4.5.4本公司以电脑磁盘保存的质量记录，由电脑输入人员负责输入电脑并做好

备份，以防止数据丢失或资料破坏。传真件应以复印件保存。

4.5.5保存期限按《质量记录一览表》的规定（应视为是“最短的”）进行，超过

保存期的质量记录经部门负责人确认后予以销毁。

2

4.6质量记录的保存期限

质量记录的保存期限，应以满足顾客和法律法规的要求为前提，一般为如下

要求：

4.6.1各项生产件的批准书、工模具记录、顾客订单及修订记录，其保存期限为

售后服务的需求终止再保留日历年一年。

4.6.2各项质量控制、检验活动的记录，保留期限为记录当年后，再保留日历年

三年。

4.6.3内部审核和管理评审记录，一般保留三年，除非顾客另行规定。

4.6.4有合同要求时按合同规定，视需要提供质量记录给顾客查阅参考。但须经

部门负责人批准。在进行质量审核时，供审核人员查阅。

4.6.5客户特殊要求除外。

5.0记录销毁

对超